관리사무소 관리 자료

2005.09.17 11:56

[Samsung Techwin] Digimax 360 524176/268435456ms F666/100 ISO100 ----------------------------------------------------------------   1.올바른 직업관을 정립하자 직업이란 ?각자가 맡은 일정한 사회적 분담과 역할을 다하여, 그 결과 생활을 유지할 수 있도록 필요한 재화를 획득하고, 자기의 능력과 적성에 따라 일하는 가운데 자아를 실현하는 일?이라고 할 수 있다. 이렇듯 직업은 경제적인 면뿐만 아니라 사회적인 의의로서도 매우 중요하다. 사람은 일정한 직업을 가지므로 사회적 역할을 하게 되고, 사회의 구성원으로서의 기여를 하려 하기 때문이다.           일의 내용과 과중, 고락을 초월한 하나의 사명으로서의 천직의식을 가지고, 자신의 직업에 대한 강한 책임감과 긍지와 보람을 느낄 수 있는 확고한 직업관의 정립이 필요한 것이다. 불행하게도 아직도 일부 관리사무소장들이 자기 직업에 대한 열등감과 불평, 불만에 업무 의욕을 잃고 주변의 열심인 동료들 마음만 흔들어 놓는 경우를 흔히 볼 수 있다.  오늘 그만둘까 내일 그만둘까하던 그런 관리사무소장이 10년이 다된 지금도 그 직업을 떠나지 않고 있다. 그것도 아파트 소장이란 직업을 남들이 알게 될까봐, 아직까지 명함 한 장 만든 적도, 남에게 준적도 없이 말이다.  그렇지만 소위 말하는 3D업종이랄 수 있는 청소, 경비업무에 종사하면서 입주민들로부터 괄시와 수모를 겪기도 하지만, 묵묵히 이 직업이 내 천직이라고 생각하며 열심인 청소원이나 경비원들도 있다. 이들의 입장에서는 이런 소장들을 보고'배부른 소릴 한다'고 치부하는 것이 당연하지 않겠는가? 우리가 흔히 길거리에서'독일 빵'이라는 간판을 흔히 볼 수가 있다. 그 간판은 우연히 붙은 것이 아니라고 본다. 독일의 어느 빵 장사가 길거리에서부터 빵을 굽기 시작하여 성공하게 되었는데, 빵굽는 것만큼은 자기가 세계 제일의 기술자라는 자부심을 가지고 열심히 노력한 결과 행인이 빵을 사기 위해 줄을 서게 되고 그 집의 빵만을 찾는 사람이 날로 증가하게 되었다고 한다. 그리하여 그 빵 장사는 몇 년이 지나지 않아 빵 공장을 세우게 되고 아들. 손자에 이르기까지 대대로 그 기술이 전수되어 세계 제일의 독일 빵으로 알려졌다고 한다. 내가 비록 구두닦이를 하더라도, 누구보다 빨리. 깨끗하게 닦아서 손님을 기쁘게 하고, 그것에 만족하면서 열심히 일한다면 당연히 돈도 모을 수 있고 성공할 수도 있으며, 직업에 보람을 느낄 수 있을 것이다. 이렇듯 직업에 대한 의식은 자신의 마음먹기에 달린 것이며, 자기 직업에 대해 항상 부끄럽고 좋지 않게 생각하는 사람만큼 어리석은 사람이 없다. 주어진 여건 하에서 항상 최선을 다하는 사람이 될 때 좋은 결실이 찾아옴은 물론, 직업에 대한 참다운 의미를 느낄 수 있으리라 생각된다.  이와 같이 내 일에 최선을 다한다는 직업의식과, 친절하고 정직하며 신용을 지킨다는 직업윤리를 가지고 근무할 때, 우리들은 아파트를 직장으로 하는 보람 있는 직업인으로 살아갈 수 있을 것이다.  마음이 변하면, 태도가 변 한다 태도가 변하면, 행동이 변 한다 행동이 변하면, 습관이 변 한다 습관이 변하면, 인격이 변 한다 인격이 변하면, 인생이 변 한다    * 마음가짐이 모든 것의 기점이 된다.   ---------------------------------------------------------------------------   2. 직장인으로 올바른 기본자세를 갖자. 아파트가 직장인 우리는 직장인으로서 다음과 같은 기본자세를 견지해 나가야 될 것이다. 첫째, 서비스의 제공자라는  의식을 가져야 한다.  직장인으로서 책임의식을 가지고 입주민 등에게 편의를 최대한 제공토록 해야 하며, 양질의 관리서비스 제공을 위해 부단히 자기계발을 해야 한다. 입주민 등이 만족하지 않는 서비스는 패배임을 알고 항상 긴장하며 업무를 처리토록 해야 한다. 또한 항상 밝은 표정. 맑은 미소. 명랑한 음성으로 입주민 등을 대하고 업무에 임할 수 있어야 하며, 친절을 생활화하고 바른 마음. 바른 행동으로 모두가 친절서비스의 제1인자가 되어야 하겠다. 둘째, 프로정신(의식)입니다.  자신의 가치관이 뚜렷하면 신념을 가지고 일을 추진력 있게 밀고 나갈 수 있다. 따라서 '이 일에 관해서는 내가 최고며, 내가 책임을 진다'라는 투철한 사명감과 프로정신을 가지고 신의 성실의 원칙에 의거 맡은 바 업무에 최선을 다해야 할 것이다. 또한 아파트란 직장 특성상 입주자대표회의와 부녀회, 노인회, 동호회, 통. 반장, 입주민 등 많은 사람들의 간섭과 감독 속에서 업무를 수행해야 한다. 원만한 업무수행을 하기 위해서는 폭넓은 지식을 습득하고 활용할 수 있도록 해야 할 것이며, 직장인 아파트가 바로 내 집이며, 입주민들은 내 가족이라는 생각과 이곳이 나의 평생직장이라는 천직의식을 가져야 하겠다. 셋째, 관리사무소(회사)를 대표한다는 생각을 가져야 한다.  우리 모두는 항상 관리사무소(회사)를 대표한다는 자부심과 긍지를 가져야 하며, 직장인으로서 공인의식을 갖고 공과 사를 명확히 구분하여 업무를 처리하여, 대외적으로 관리사무소의 이미지와 신용에 누가 되는 행동을 하지 않도록 노력해야 하겠다. 직장의 한 구성원으로서 항상 열과 성을 다해 일에 임해야 할 것이며, 수시로 자신의 행동에 대해 반성하는 시간을 가져 직장을 통해 자기 가치를 발견하고 자기 계발에 힘을 쏟을 수 있도록 하자.     ----------------------------------------------------------------------------   3. 사무실 내부를 일할 맛 나는 환경으로 가꾸자  될성부른 관리사무소(회사)는 사무실 내부 환경만 보아도 알 수 있다. 집을 보면 그 집주인의 취향과 성격, 능력 등을 알 수 있듯, 관리사무소(회사) 내부 환경을 엿보면 그 관리사무소(회사)의 수준을 대충 짐작할 수 있다. 사무실이 깨끗하고 포근하게 잘 정리. 정돈되어 있으면, 보나마나 그 관리사무소에 근무하는 직원들은 능력도 있고, 생산성도 쑥쑥 올리며 근무할 것이다. 그러나 많은 아파트 관리사무소가 애정을 느낄 만큼 포근하고, 깨끗하면서도 특색 있게 꾸민 곳들을 찾아보기 힘 든다. 아파트 설계단계부터 시공사들이 관리사무소의 근무환경 등은 안중에 없고 오직 수익만 고려하여 사무소를 비좁게 만들었고, 관리비 절감이란 미명 앞에서 어쩔 수 없이 사무실 환경 가꾸기는 엄두도 못 낸다는 이유가 없는 것은 아니다. 그렇지만 관리사무소의 환경 가꾸기는 사무소를 확장하고 고급 인테리어로 꾸미자는 것이 아니다. 직원들 스스로의 힘으로 깨끗이 쓸고, 닦고, 치우고, 정리하고, 주민들이 버리는 것 중 쓸만한 화분, 소파, 책장 등을 활용하고 페인트를 구입하여 창틀과 벽체, 천장 등을 재 도색 한다면 한결 아늑한 내 집 같은 사무실로 변모 시킬 수 있다.  사무집기와 기계 공구 등이 널브러져 썰렁하고 지저분한 모습이 공사장 현장사무소처럼 창고겸용으로 사용하는 것 같은 인상을 주는 곳이 특히 많다. 담배연기에 찌든 천장, 어둠 컴컴한 내부, 책상 위에는 온갖 잡 자재와 신문이 뒹굴고 캐비닛 안에서는 뒤엉켜 뒤죽박죽인 서류와 양식지 들, 곳곳 홈이 파이고 갈라져 먼지가 나는 사무실 바닥, 페인트가 벗겨진 벽체, 천장과 창틀 주위에 쳐진 거미줄 등 도저히 잠시도 머무르고 싶지 않는 관리사무소.  이런 곳에서 이제까지 많은 방문객을 맞이하여 상담하고, 직원들이 점심을 해결하고 잠시나마 휴식을 취했을 것이라 생각하니 의아스럽다. 아파트 관리사무소는 주민들에게 수준 높은 관리서비스를 제공하고, 신 관리기법의 개발과 발전을 위해 연구. 노력해야 하는 장소이자, 직원들의 내 집 같은 아늑한 휴식처로써의 역할을 하는 곳이다. 따라서 환경 가꾸기에 얼마의 비용이 필요하다면 관리비에서 지출을 하여야 될 것이다. 이런 작은 배려와 사무소 분위기는 결국 일할 맛 나는 환경을 조성하여, 직원들은 더욱 아파트를 내 집처럼, 주민들을 내 가족처럼 생각하며 열심히 땀 흘릴 것이다. * 책상 배치는 출입문에서 근무자들이 정면으로 보일 수 있게 해야 한다.   ----------------------------------------------------------------------------------   4. 관리자로서의 7가지 기본자격 조건  아파트 관리 조직의 운명은 관리자(소장, 과장, 계장, 주임, 반장)들의 손에 의해 좌우되어짐은 자명한 사실이다.  그만큼 아파트뿐만 아니라 기업체, 관공서, 병원, 학교로부터 각종 단체에 이르기까지 모든 조직에서 관리자들이 차지하는 비중이 크다는 뜻이다. 참다운 관리자, 꼭 있어야 될 관리자로 인정받기 위해서는 그 자신의 성격이나 자질은 차치 하더라도 다음의 7가지 기본능력을 지니고 있어야 한다. 1) 목표지향력     관리자에게 필요한 첫째 조건이 목표지향력이다. - 관리자는 “심부름꾼”이어서는 안 된다. 자기의 업무분야에 있어 자기만큼 정통한 사람이 없다는 자각이 중요하며, 스스로 문제를 만들어서'언제까지' '어떤 상태로'하겠다는 목표아래 목표실현을 위하여 혼신의 힘을 쏟아야 한다. - 문제는 잡는 것이 아니라, 만들어 내는 것이다. 이상이 낮은 관리자는 현재에 만족하기 때문에 문제를 바로 볼 수 없다. - 관리자가 처리해야 할 문제는 인간문제가 최우선의 과제이며, 당면 문제를 제쳐놓고 장래문제를 논하는 것은 평론가나 할 일이다. - 관리자는 아파트 전체의 환경과 조건을 스스로 파악하고, 자기가 해야 할 일을 결정할 능력이 있어야 한다. - 관리자는 자기 능력에 무리한 목표를 스스로 택해야 한다.   이것은 자신을 가질 수 있는 가장 효과적인 방법을 배워야 하기 때문이다. - 관리자는 어려운 문제에 직면해서도 항상 피하지 말고 정면 승부로 어떻게든 해 결하고, 자신을 얻어 또 다른 어려운 문제에 도전하는 성장순환노선을 지향해야 한다. - 목표는 기한을 정해야 하는 것은 물론, 기필코 달성하겠다는 각오가 있어야 한다. 입주자대표회의나 상사에게 선수를 뺏기는 피동적인 어리석음을 저질러선 안된다. - 목표란 끝이 없다. 첫 단계의 목표가 달성되면, 곧 다음 목표를 설정한 후 새로운 목표를 향해 행동을 개시해야 한다.   그것은 자신을 항상 과정 속에 둠으로써 삶의 보람을 찾을 수 있기 때문이다.   * 아파트 관리에서 관리자의 목표설정과 실행은 입주자대표회의(위탁회사)에 사전의결을  받아야하는 특수성이 있다. 2) 방법발견력    모든 관리자들에게 필요한 공통적인 둘째 능력은'좋은 방법을 찾아내는 능력'즉 방법발견력이다. 문제의 목표가 설정된 이상, 어떤 방법으로 그것을 실현하느냐가 문제이다. 목표가 세워졌어도 실현시킬 좋은 방법이 뒤따르지 못한다면, 이것이야말로 빛 좋은 개살구 아니겠는가.  - 방법발견력의 기본은 우선 안 된다,무리다 등의 말을 절대로 하지 않는 일이다. - 안 된다고 생각하는 것은, 당신의 생략어법의 마술에 걸려 있기 때문이다.   지금까지의 방법으로는 안 되는 것이라면 그것을 과감히 버리고 지금까지와는 다들 방법을 온 정열을 기울여 찾아라. - 나 혼자서 안 되는 경우라면, 누구의 힘을 빌리면 되는가를 생각하라. - 관리자란 다른 사람의 지혜를 적절히 이용할 줄 아는 사람이다.   누구의 지혜든 염려 말고 충분히 빌려 써라. - 지혜가 당신에게로 모여들게 하라. 그러려면 당신이 적극적으로 사람들의 지혜를 모을 것, 다른 사람의 이야기를 성의껏 들을 것, 빌린 지혜에 대하여는 반드시 사후 보고를 할 것의 세 가지 조건이 필요하다. - 지혜란 머리에서 공식처럼 술술 풀려 나오는 것이 아니다. 애쓰고 고생한 끝에 생겨나는 것이 지혜다. 머리 속에 들러붙어 수시로 떠오르는 숙제가 없는 사람은 훌륭한 관리자가 될 자격이 없다. - 방법을 발견하는 능력을 기르려면 애쓰고, 또 애를 써라. - 애쓰는 관리자가 되려면 어떻게 해야 되나? 스스로 힘에 겨운 짐(목표)을 지면 된다.  3) 조직능력    목표는 결정되었다. 그리고 그 목표를 실현할 방법도 대체로 결정되었다면, 그 다음으로 관리자는'그것은, 누구에게 시키느냐'의 인선능력과'그 사람이 힘껏 일할 수 있게 하려면 어떻게 해야 하느냐'인 환경조성력, 이 두 가지다. 그러므로 관리자에게 필요한 셋째 능력은, 이 두 가지를 겸비한 조직능력인 것이다. - 인선의 방법으로 연공주의, 경험주의, 교육중심, 성격중심 및 가장 좋은 방법인 직원 희망을 중심으로 하는 인선이 있다. - 인선에 있어서 중요한 것은, 어디까지나 일 자체의 성공과 이것을 계기로 한 부하직원의 능력개발이라는 두 가지 목적을 실현하는 일이다. 그러나 위험을 충분히 검토하고 다각적으로 고려하여, 치밀하게 인선을 결정해야 한다. - 부하에게 일을 맡기는 것은 좋지만, 부하가 지원을 필요로 할 때 지원해 주지 안고 오히려?나무에서 떨어지게?한다면 신뢰감을 잃고 만다. - 반대로 지나친 배려는 부하를 퇴보시켜, 부하의 능력 향상을 저하시킬 뿐이다. - 관리자란 사람에 따라 발동을 거는 데는 명수이지만, 어느 한쪽으로든 치우치게    마련이다. 어느 쪽으로 편중되어 있는가를 심사숙고하여 스스로 조절해야 할 것이다. - 부하에게 일을 맡길 때는'그에게 이 일을 시키면 어떻게 처리할까'를 정확히 파악할 수 있어야 한다.   따라서 자신은 무엇을 도와줄 것인가를 곧바로 결정해야 한다. - 부하가 할 수 있는 일은 부하에게 맡기고, 부하가 하기 어려운 일, 할 수 없는  일, 모두가 싫어하는 일은 관리자가 맡아서 해야 할 일이다. 4) 전달능력(커뮤니케이션)    전달의 능력이란 크게 나누어 주위사람들을 뜻하는 방향으로 움직여 가는'영향력, 그리고 조직체의 유기적 활동을 확보하기 위해 필요한 '연락의 능력'으로 구분 지어진다. - 자기의 중용안건에 대한 입주자대표회의의 결의를 구하려면 철저한 검토, 입대회의 판단의 범위 확보, 자기의 시야를 벗어난 한 단계 높은 차원에서의 객관적 판단 능력 등이 필요하다. - 부하에 대한 리더십, 그것은 입대회의나 직원들에 대한 영향력 여하로써 결정된다. 상대방의 입장에서 늘 생각하는 태도, 직원들을 편히 일하도록 해주는 태도가 중요하다. - 모든 연락은 그때그때 전달해야 할 상대방이 척척 떠올라 즉시 부지런히 모든 상대에게 전달해놓는 생활습관이 중요하다.   미적미적 늦추고 있다가는 반드시 타이밍이 어긋나거나 잊어버려 말썽을 초래하게 된다. - 입주자대표회의에 필요한 내용을 짧은 시간 내에 간단명료하게 전달, 이해시키는 능력이 있어야 한다. - 성급함과 초조감이 드러나면 반드시 보고의 지연이나 누락이 생긴다. 바쁜 듯해    보이는 태도는 관리자에게 있어 절대 금물이다. - 인사문제나 급여문제, 진행 중의 미결사항 등에 대하여는 그 말의 표현이나 전달    의정도 등에 필히 주의하여, 상대방이 어떻게 받아들일 것인가를 충분히 생각한 다음 전해야 한다. 5) 연소능력    직원들의 사기를 고취시켜 그들이 담당하고 있는 일이 자기 일인지 회사 일인지, 분간할 수 없을 정도로 완전 연소시키는 능력이다. - 직원들은 원래 하려는 의욕이 있다. 직원들의 이 의욕에 찬물을 끼얹는 관리자  자신의 나쁜 버릇을 고치는 일이다. - 직원은 일하는 도구가 아니다. 일만 잘하면 된다는 생각을 가지고 있는 한, 직원들은 절대 연소되지 않는다. - 직원들이 일상 업무 중에서 하기 어려운 원인과 요소를 주의하여, 항상 일하기 쉽도록 선수를 써줄 필요가 있다. - 결재 형이나 리모트 컨트롤 형의 관리자가 되어서는 안 된다. 스스로 직원들 속으로 뛰어 들어가, 파트너로서 일하려는 마음가짐과 행동이 필요하다. - 직원들이 자발적으로 의욕을 불태우게 하려면 전원이 공동으로 지향할 목표가 있어야 한다. 이 목표는 충분한 시간을 투자하여 토의하고 전원이 할 수 있다, 해야 한다. - 불타오르지 않는 사람에게는 각각 그 원인이 있다. 개인적인 상담을 자주 하여  - 관리자는 어느 직원보다도 열심히 일하고, 태풍의 핵심이 되어 부하직원 전원을 그 태풍 속으로 휘몰아 넣을 만한 기세가 있어야 한다. - 인간적으로 신뢰받지 못하는 관리자는 직원들을 완전연소 시키지 못한다. 지위의 안일에 빠지지 않도록 항상 경계해야 한다. 6) 육성능력   당신은 부하들을 잘 육성하여 그들의 업무처리 능력을 발전시켜줄 수 있는가?   그리고 별로 도움이 되지 않는 직원을 바로잡아줄 수 있는가?   관리자는 어느 의미에서 보면 직원의 인생을 지배하고 있다고 볼 수 있으니, 당신은 이 크나큰 책임을 감당할 능력이 있는가? - 우선 직원들을 기죽이지 말아야 한다. 일 잘하는 직원을 자기의 편의대로만 이용 하는 것은, 대표적인 살인상사의 전형이라고 해도 지나치지 않다. - 직원들의 머리를 쓰지 않고 그 손발만 활용하는 관리자, 또는 직원들의 능력을  자기 선에서 차단시키는 전리층 형 관리자들은 모두 직원들의 성장을 가로막는  위험한 인물이다. -. 직원들에 대한 지속적인 교육, 훈련을  그것이 반사적 행동으로 나타날 때까지  계속해야 한다. - 지나친 과다 보호 형 관리자도 바람직하지 않다. 중간관리자에 대하여는 업무만 지시해 주고  방법은 자신의 머리로 생각하게 하는 것이 좋은 방법이다. - 육성을 잘하느냐 못하느냐는, 날마다 직원과 접촉하는 기회를 얼마만큼 교육적으로 활용하느냐에 달려 있다. 일을 50%로 생각해야 한다. - 다른 사람을 지나치게 동경하여 화를 낸다는 것은 언어도단이다. 자기를 포함한  관리사무소 전원이 불완전한 인간이란 사실을 명심하고, 직원에 대해서는 인내를  갖고 지도 육성 해나가야 한다. - 직원이 매너리즘에 빠졌다고 생각되거든, 즉시 환경을 변화시키거나 교대시간, 근무 장소를 변화시켜 주는 것이 좋다. 7) 자기혁신능력   관리자는 자기 자신을 스스로 변화시킬 줄 아는 능력이 있어야 한다.   아파트 관리에 있어 환경조건이란, 일정함이 없이 시시각각으로 변하는 것이다.   즉, 주민 의식이 변하고, 시설이 하루가 다르게 첨단화 되어가고 직원들의 욕구  또한 변하고 있다.   그러므로 관리는 언제나 혁신적으로 해나가야 하며, 그 담당자인 관리자들도 끈임 없이 연구 노력하여 변화하고 성장해야 하는 것이다. - 끊임없이 새로운 문제에 도전하고, 이것을 극복하여 자신감을 얻는 관리자의 성장 순환노선을 탈 것. - 자신의 약점 연구하여 보완 할 것. - 자기를 키울 수 있는 것은 자기 자신뿐이다.     ------------------------------------------------------------------   5. 입주자카드를 활용한 관리  아파트마다 입주하는 입주민들로부터 어렵게 입주자카드를 제출 받아 마냥 케비넷속에 보물처럼 보관하다 전화번호가 필요할 때 겨우 한번 활용하는 경우가 대부분이다. 어렵게 제출 받은 카드인 만큼 관리 업무(개인 사생활 침해에 해당되므로 타 목적에는 절대 활용할 수 없다)에 적절히 활용할 수 있도록 양식의 구성과 기록 사항, 활용 방법 등을 다양하게 개발해야 할 것이다. 기록 관리 방안  - 입주자카드의 내용에 가족 사항, 차량 현황, 연락처, 직업, 주민등록 번호 등외에 민원, 하자 접수 처리 결과, 불법 구조 변경 사항, 방문 상담 현황, 단지 봉사 활동 사항 등을 포함한다. - 전입 세대는 관리소장이 직접 입주자카드, 생활 안내, 관리규약 등을 지참 방문하여 전입 축하 인사를 하고 카드를 제출 받는다(입주 아파트는 별도 방법 적용) - 입주자 카드의 내용을 전산에 입력한다. - 모든 직원으로부터 카드 변동 사항이나 기록 사항 접수받는 즉시 경리 또는 소장이 기록(입력) 관리한다. - 기사 등이 세대 민원 처리 방문 또는 경비. 청소원들의 업무 활동을 통해서도 세대의 각종 사항을 주의 깊게 관찰하여 불법구조변경, 에어컨 실외기 외부 설치, 소음, 가축 사육 등의 민원 사항을 파악하여 기록 관리될 수 있도록 전 직원이 적극 협조해야 한다.   - 필요시는 사진 등을 카드의 여백에 부착하여 관리한다. - 입주민 민원 처리 결과도 6하 원칙에 의거 기록 관리한다. 활용 - 세대 방문 직원은 사전 입주자카드(입력내역)를 확인하여 방문 세대의 눈 높이에 맡는 서비스를 제공한다 (사례: 카드에 “03. 4. 15.13:40 수압이 약하다는 민원 접수- 수압 량을 김00기사가 방문 조절함” 이란 내용 기록되어 있을 때, 방문자는 우선 지낸 4월 중순경 수압을 높여 드렸는데 지금은 괜찮지요? 라는 인사를 건넨다면 입주민으로부터 감사와 신뢰를 일단 얻을 수 있다.) -  관리소로 입주민이 방문 시 우선 자리로 안내하고, 신속히 입주자카드(전산 입력내용)의 민원 접수, 처리 사항, 특기 사항, 취미 활동 등 기록된 내용을 인지(카드를 확인 않고 머릿속에 기억하고 있다면 더욱 좋은 방법)하여 상담이나 대화에 응한다면 원만한 대화가 가능할 것이다. - 관리자 변동 시 카드를 활용하면 세대 및 입주민 관련 성향이나 민원 등의 파악이 원만하여 신속한 인계. 인수가 가능하여 업무 효율성 제고에도 기여할 수 있다.       -----------------------------------------------------------------------------   6. 아파트 안내 책자 제작 활용  매 회계연도 말 관리 업무보고 및 평가용으로  1년 간의  관리 실적과 입주(위탁 관리) 시부터 현 년도 말까지의 각종 현황 자료와 업무 처리 내용 등을 종합적으로 기록하여 비교, 평가가 가능토록 책자(1,000권 기준 권당 약 ￦1,500상당, 책자 수록 광고비로 충당)를 제작함. 안내 책자는 입주민에게 배부하여 관리의 투명성과 합리적인 평가가 가능토록 하고 관리소장(위탁 업체) 인계. 인수 자료 활용 및 주변 부동산 업소에 배부하여 단지 홍보 자료로 활용하여 결국 아파트의 재산 가치 증대에 기여함. 안내 책자 수록 내역 - 단지 유래 - 단지 기본 현황 - 단지 시설물 현황 - 입주자대표회의 현황 - 관리 주체 현황 - 각 동호회 및 자생 단체 현황 - 연간 관리 업무 추진 현황 - 제무재표 등 회계 부분 현황 - 용역 계약 현황 - 공동 전기. 수도 부과 현황 - 인건비 현황 - 직원 입. 퇴사 현황 - 전. 출입 세대 현황 - 전유 부분 서비스 현황 - 거주 형태별 현황 - 차량 보유 현황 - 체납 관리비 현황 - 수도. 전기 사용량 현황 - 잡수입 현황 - 민원. 하자 접수 및 처리 현황 - 불법 구조 변경, 질서 유지 위반 현황 - 관리비 절감 및 수익 창출 현황 - 시설물 유지, 보수, 교체 공사 등 현황 (사진 첨부) - 각종 행사실시 현황 (사진 첨부) 등 * 각 현황은 입주 시부터 년도별 현황을 표시하여 쉽게 확인 비교 가능토록 함.     ---------------------------------------------------------------------   7. 관리 관련 협력 업체 선정 및 활용  아파트 관리와 관련한 각 부문별 우수한 업체를 협력 업체로 선정하여 상호간 유기적인 업무 협조와 저렴한 비용으로 양질의 서비스를 제공받아 관리비 절감과 관리 업무의 질적 향상에 기여한다. 선정 업종 분류  관리사무소(위탁 회사)에서 직접 수행 불가능한 업종 선정 예) 승강기 유지 관리, 재 도장, 방수, 소방. 방송 설비, 배관. 보일러 설비, 토목, 조경, 정화조, 전기 안전 대행, 인쇄, 광고, 컴퓨터, 염화 칼슘, 인터넷, 행사장, 식당, 사진관, 문구류, 기계 공구, 청소 등 소모품, 유리, 차량 대여. 수리, 전산 처리, 피복 업체 등 업체 선정 방법 - 제반 선정 조건(예. 자본, 영업 기간, 매출액, 신용도, 해당 전문 자격, 공급 단가, 부가 서비스 내역 등)을 충족하는 우수 업체를 공개 선정 공고를 통하거나 각 단지 추천 또는 기존 거래 업체 중에서 선정함. - 상호 협약 사항(기간, 단가 결정 방법, 대금 지급 방법, 협약 위반 시 조치, 부가 서비스 내용, 상호 협력 사항 등)을 정하여 협약 서를 체결하여 위촉 증서를 교부한다. - 홈페이지, 교육을 통하여 선정 업체를 홍보하여 각 단지에서 적극적으로 활용토록 한다. 활용 방안 - 위급한 상황 발생 시(시설물 수리, 보수, 물품 구입 등) 협력 업체의 긴급한 기술 인력 및  업무 자문을 요청하여 무료 서비스를 받는다. - 문구, 피복 등의 물품은 공동 구입을 원칙으로 하며, 구입가는 일반 업체의 90%이하 가격으로 한다. - 수리, 보수, 교체 공사의 경우 일반 업체 견적 가의 80% 이내 단가로 한다. - 업체 선정 기간은 2년으로 하며 기간 중 협약 사항 위배 시는 즉시 선정을 취소할 수 있다. - 물품 등은 언제든 반품이 가능하며 대금 결제 후라도 가격에 의의가 있을 시는 조정이 가능토록 한다.   ------------------------------------------------------------------ 8. 소속 직원들로 업무 자문 및 지원 단 구성 및 활용 구성 방법 - 위탁 회사 소속 각 단지의 직원들 중 자격증 소지자, 해당 업무 경험자로 숙련된 자, 업무 담당 관리자 등으로 업무 자문 및 지원 단을 구성함. - 이력서 첨부 자격증과 해당 업무 및 각 단지 추천, 본인 자원 등에 의거 선발 함 - 단원에게는 대표이사 명의의 단원증을 지급하고, 회사 홈페이지와 다이어리(수첩) 등에 단원별 해당 업무와 연락처를 안내한다.  활용 방법 - 소속 단지 중 현안 사항 발생 시 즉시 해당 자문 및 지원 단원에게 유선 또는 이 메일, 홈페이지를 활용하여 통보한다. - 통보 받은 단원은 현안에 따라 직접 방문 또는 유선, 팩스, 홈페이지 등을 활용하여 원활한 업무 처리가 되도록  24시간 상시 자문 및 지원 활동을 함. - 현장에 출동한 경우 일정액의 교통비(왕복 택시 요금 정도)를 해당 아파트에서 지급한다. - 자문 및 지원에 응한 내역을 기록 관리하여 본사는 년 말 우수자 포상을 실시한다(예. 2일간 휴가 및 휴가비 30만원 지급) 자문 및 지원 부문별 현황 - 도장, 배관, 소방, 방수, 포장, 토목 등의 수리, 보수 공사 - 발전기, 펌프, 정화조, 보일러, 승강기 등의 수리, 교체 - 조경 부문(식재, 전정, 시비, 이식, 제초, 병충해 등) - 배관 부문(세관, 용접, 교체, 소통 등) - 회계 부문(제무재표, 결산, 예산, 장부 작성 등) - 행정 관리 부문(인사, 입주 관리, 관리 규약, 인. 허가, 선거 등) - 법률 부문(체납 관리비, 노무, 도난 등 법적 대응, 소송 등) - 하자 부문 (적출,  보고, 업체 선정, 소송, 종결 합의 등) - 관리비 절감, 수익 창출 부문(에너지 절감, 통합 초소 운영, 곤도라 철거, 독서실, 헬스 장, 문고, 주차비 징수 등 ) - 동호회, 자생 단체 활용 - 각종 시설물 설치, 공사 부문 (CCTV, 옥상문 자동 개폐기, 가스 배관 도난 방지 시설, 정화조 직관 공사, 담. 운동 시설 철거, 주차장 증설, 후문 설치 등) - 관리 규약, 각종 관리 규정 개. 제정 업무 부문 - 공동체 운동. 행사 부문(노인정 개소식, 운동회, 산행, 전시회, 위로 잔치, 축제, 노래 자랑, 운동회, 명절 축제 등) - 기타 관리 업무와 관련된 각종 업무 부문     ------------------------------------------------------------------------    9. 직원 제안제도 운영         제1조(목적) 본 규정은 00아파트 직원의 업무에 대한 의욕을 조장하고 업무개선에 대한 유익한 창의적 제안을 장려하고 채택된 제안의 시행을 통한 관리운영의 참신성과 효율성 제고 및 직장사기의 앙양을 도모하는데 있다. 제2조(제안자격) 직원은 누구나 개인 또는 공동으로 제안할 수 있다. 제3조(제안범위) 제안범위는 직원이 스스로 창안한 구체적이고 실현 가능한 내용     의 제안으로서 다음의 하나 이상의 해당하는 것으로 한다.    1. 제도 또는 운영방식의 개선에 관한 방안    2. 수입증가 또는 지출절감에 관한 방안    3. 업무능률의 증진 또는 업무처리 방법의 개선에 관한 방안    4. 업무상의 애로 타개 또는 사고방지에 관한 방안    5. 기타 아파트 관리업무 발전에 기여할 수 있는 방안 제4조(제안으로 취급하지 않는 것)    1. 상위직의 업무상 지시에 의하여 입안된 것    2. 이미 제안된 것과 유사한 내용의 제안    3. 제안내용에 단순한 고정 등의 표시만으로 개선의 요소가 없는 것    4. 인사상의 문제에 관한 것으로 불평, 인식공격 등의 내용이 포함된 것 제5조(제안방법) 제안서(별지서식)는 연중 수시로 제출할 수 있다. 제6조(주관부서) 제안업무의 주관자는 관리삼소장으로 하며 제안제도의 운영에         따르는 제반업무를 담당한다. 제7조(심사)    1.제안제도 심사는 입주자대표회의 임원단과 관리사무소장의 회의에서 심의한다.    2. 심사의 주요 기준은 창의성, 효과성, 실용성, 적용범위, 노력도 등으로 한다. 제8조 (제안채택)    1. 제안의 채택여부는 심사결과를 참작 관리기획본부장이 결정한다.     단, 제안이 중요한 것이거나 또는 채택 후 시행 상 많은 비용이 소요되는 것은       입주자대표회의의 승인을 얻어 결정한다.     2. 제안의 채택여부가 결정되면 그 결과를 본인에게 통보한다.     3. 제안의 채택은 그 내용의 전부 또는 일부를 할 수 있다. 제9조 (제안의 실시)     1. 채택된 제안은 관리사무소에 시달하고 적정히 시행케 한다.     2. 해당자와 소장은 시행된 제안에 대한 실시 결과를 입주자대표회의에 보고해야 한다. 제10조 (포상)     1. 채택된 제안에 대하여는 적절히 포상한다.     2. 포상은 상장 및 상품 또는 상금으로 한다.     3. 포상실적은 인사고과에 우선적 조건의 하나로서 반영한다. 부      칙   본 규정은 200  년 0월 0일부터 시행한다.     --------------------------------------------------------------------- 10. 부하직원들에게만 강해서는 안 된다      직원들이나 용역회사에게는 강하면서 입주자대표회의 동대표나 자생단체 임원에 대해서는 무조건 고개를 숙이는 이런 약한 관리자들이 많이 있다. 때론 입주자대표회에 여러 가지 문제를 놓고 자기의 의견을 올리기도 하지만, 끝까지 자기의 주장을 밝히지 못하고 맥없이 뒤돌아서 와서는 직원들에게 “우리 아파트 동대표들은 정말 너무 몰라”하며 핑계를 댐으로서 자기의 무력함을 동대표 탓으로 돌린다. 한마디로 관리자로서의 자격이 바닥에 떨어지는 태도다. 또 더러는 이런 소장도 있다. “입주자대표회의에서 쉽게 결의해 주지 않으니 할 수  없지 않는가” 하는 생각을 깊이 잠재적으로 하고 있는 것이다. 이것은 모두 잘못된 사고방식에서 연유된 것이다. 봉사 직에 있는 비전문가들인 동대표들이 전문가인 주택관리사들처럼 아파트 관련 전반적인 일들을 모두 알기란 매우 힘들다. 분명히 아파트를 위해 법적으로나 필요불가결한 일이라면, 끝까지 자신의 주관을 지켜감으로써 뜻을 관철하는 자세가 필요하다. 어쨌든 관리자가 직원들에게 강하다고 최고가 아닌 것이다. 동대표들에게 약한 자신의 소장들에 대해 직원들은 “우리한테는 큰소리 쳐도, 동대표들이나 부녀회장, 노인회장 등 임원들 앞에서는 꼼짝 못한다”라고 수군거림으로써 무능력한 관리자로 단정 지으니, 무슨 일에서건 직원들이 따라와 줄 리가 없다. 그러므로 한편 생각해보면 아파트란 곳은 관리자의 직원들에 대한 리더십은 동대표들이나 아파트 자생단체장들과의 힘의 관계로 유지되어진다고 말 할 수 있다.     ---------------------------------------------------------------------------   11. 바람직한 칭찬 1. 확신을 갖고 칭찬하자 2. 가능한 한 남 앞에서 칭찬하라   (제삼자에게 칭찬하는 것도 효과적) 3. 구체적으로 칭찬하라 4. 공평하게 칭찬하라 5. 가치를 설명하며 칭찬하라 6. 제삼자의 말을 인용하라   (회장님께서 “자네를 다시 보았다”고까지 말씀하셨어) 7. 장점을 아끼지 말고 칭찬하라 8. 사실만을 칭찬하라   (지나친 표현은 오히려 놀림으로 받아들여질 우려 있다) 9. 높은 기준을 두고 칭찬하라 10. 진심으로 칭찬하라   (농반 진의 반 아닌 진지하게 칭찬하라) * 옛말에 칭찬은 귀로 먹는 보약이라 했다.  꾸지람과 칭찬은 지극히 정신적인 성향을 띤 것이라서, 그 사람의 인상, 음성, 태도, 버릇 등에 따라 같은 말을 하고 있어도 받아들이는데 있어 천차만별로 느껴지기 마련임을 명심해야 한다.   ---------------------------------------------------------------------------   12. 바람직한 꾸지람  꾸지람의 목적은 징벌이 아니라 교육이다. 아무리 심하게 야단을 치더라도 부하를 생각하는 진심이 그 속에 넘친다면 부하는 자존심을 절대 상처받지 않는다. 꾸지람은 상대방이 행동을 개선하고 성장, 발전해 주도록 한다는 것이 목적이다. 1. 정정당당히 꾸짖는다.    (부하의 눈치를 보지 말라. 강한 정의감과 용기, 성실함, 강력함이 없으면 언제나 뒤에서 부하의 험담을 한다.) 2. 냉정히 꾸짖는다.    (밝고 경쾌한 어조로 감정 억누르고 조용히) 3. 일관되게 꾸짖는다.    ( 누구에게나 확실한 논지로 주지되게. 지각 한다고 꾸짖다 나중엔 “전기검침도  제대로 못 하나”로 질책이 흘러서는 안  된다.) 4. 단호하게 꾸짖는다.    (적당한 선에서 절대 타협 안 된다. 특히 나뿐 것임을 알고 어긴 것은 단호히  논리 정연히 지적한다. 상대가 확실히 잘못 인정할 때까지 이야기 계속 할 필요 있다.) 5. 간결, 명료하게 꾸짖는다. 6. 도망갈 수 있는 길을 마련해 주면서 꾸짖는다.   (일방적으로 몰면 자존심 자극 및 앙금 남을 수 있으므로 상대방 해명 찬스 주면서 꾸짖자) 7. 직접 꾸짖는다.   (타인에 간접 전한다거나, 전화 통화, 대리인 사이서 꾸짖는 경우는 안 좋다.) 8. 결론을 짓고 요점을 전달한다.   (마지막에는 꾸짖게 된 요점 한두 가지 포인트 압축하여 정리. 이 후의 진보를 위한 단서를 남길 것) 9. 결론에 이르러서 사과하지 말라   (실컷 꾸짖은 후 “내가 너무 심한 말을 했다, 이해하라. 화를 낸 것 미안하다, 하지만 내 입장이 그러니” 등의 말을 말라) 10. 꾸짖은 후에 배려하는 태도를 보여라   (조금의 간격 두고 쌀 짝 분위기 바꾸어 당사자 기분전환. 함께 커피나 술 마시며 자신의 실패담 이야기 등으로 친밀감 유지) * 적어도 70%는 칭찬, 30% 정도는 꾸짖는 아량을 보일 필요가 있다.     -----------------------------------------------------------------------   13. 부하에게 자신은 유능한 관리자인가, 무능한 관리자인가? (자기 진단표) - 부하를 진심으로 육성할 마음가짐이 없다. - 부하의 교육을 제대로 시키지 못하고 있다. - 업무상으로 부하를 질책하지 못한다. - 부하의 행동을 파악하지 못하고 있다. - 부하의 실수를 전혀 눈치 채지 못하고 있다. - 덤벙대는 부하의 실책을 감싸준다. - 부하의 실책을 보고도 못 본채 한다. - 꾸짖는 방법을 제대로 모르고, 호통만 친다. - 칭찬하는 방법이 서툴다. - 부하에게 지나치게 상냥하다. - 부하의 보고에 아무런 반응도 하지 않는다. - 부하에게 무리한 일을 강요한다. - 부하를 따르게 하지 못한다. - 부하와 함께 동대표나 주민의 험담을 한다. - 여기저기서 부하의 험담을 태연스럽게 한다. - 부하의 장단점을 노골적으로 표현한다. - 여사원에게 지나치게 상냥하다. - 특정 직원을 비호한다. - 자기의 실수를 부하에게 떠맡긴다. - 명백한 자기 잘못을 솔직하게 인정하지 않는다. - 부하 앞에서 동대표에게 아첨한다. - 이유도 없이 부하를 신뢰하지 않는다. - 판공비를 일체 사용하지 않는다. - 그저 사람 좋을 뿐이다. - “내가 아파트 들어오기 전에는” 따위의 자기자랑을 늘어놓는다. - 업무에 자신감을 갖지 못한다. - 설비, 기기 등의 기본적인 사용방법을 알지 못하고 있다. - 수리, 고장, 공사 등의 추진방법(시방)을 명확히 모른다. - 무엇이 문제점인지를 확실히 파악하지 못하고 있다. - 자기의 업무 지시를 잊어버리는 경우가 있다. - 입주자대표회의에 제대로 보고를 하지 못한다. - 형편이 좋은 일만 보고한다. - 수리. 보수 등의 일을 업체에 시킬 것만 생각한다. - 어떤 일에도 방침이 없다. - 최악의 상태를 생각할 수 없다. - 언제나 업무를 중도에 그만 둬버린다. - 의사결정이 확실하지 않고 우유부단하다. - 정리정돈이 제대로 되지 않아 늘 이것저것 마구 뒤진다. - 연간 업무계획서 제대로 못 세운다. - 즉흥적인 착상은 잘 하지만 기획은 제대로 못하는 경향이 있다. - 독자적인 아이디어를 짜내지 못한다. - 문장표현력이 없다. - 중요한 자리에서 재대로 의견발표를 못한다. - 회의석상에서 일체 발언을 하지 않는다. - 컴퓨터를 적극적으로 이용하지 못한다. - 한 가지 일에 열중하게 되면 다른 일에 소홀해진다. - 회사(위탁)의 손익을 계산하지 못한다. - 지시만을 전할 뿐 자기 자신은 어떤 메시지도 가지고 있지 않다. - 새로운 업무 개발을 못한다. - 솔선수범하지 않고 말로만 한다. - 어떤 일이건 말뿐이고 실행은 하지 않는다. - 비판은 하면서도 대안을 제기하지 못한다. - 문제가 생기면 앞장서서 그것을 수습하지 못한다. - “바쁘다” “바빠”를 연발한다. - “곤란한데”를 자주 말한다. - 금방 감정적이 된다. - 용역업체에 금전을 바란다. - 편견이 심하다. - 자기 관리력이 없는 편이다. - 술을 마시면 비밀이고 뭐고 마구 내뱉는다. - 정에 약해 용단을 내리지 못하는 경우가 있다. - 최고경영자(위탁)의 경영철학을 납득하지 못한다. - 어떤 일이건, 도전하는 자세를 갖지 않고 몸조심을 우선한다. - 자기개발에 노력하지 않는다. - 책을 전혀 읽지 않는다. - 걸핏하면 학력이나 과거경력을 자랑한다. - 유머를 잘 이해하지 못한다. - 무 취미여서 업무만 알고 유희 감각은 제로다. - 겉으로 드러나는 현상만 생각한다. - 아파트(회사) 바깥에도 일이 있다는 것을 알지 못한다. - 명함 사용을 꺼린다. - 툭하면 다른 아파트(회사)를 칭찬하고 부러워한다. - 아파트(회사)를 진정 발전시키려는 마음가짐이 되어 있지 않다. - 업무는 꼭 아침 9시부터 오후 6시까지라고만 생각하고 있다. - 업무 시간 중에 곧잘 신문을 보거나 인근 단지 등으로 다닌다. - 판공비로 사용할 것까지도 공금에서 사용한다. - 옷차림이 정숙하지 않다. - 집에 들어가면 축 늘어져버린다. - 집안 문제로 툭하면 지각, 결근한다. - 공사의 구별이 확실하지 않다. - 곧잘 여자나 금전 문제로 시끄럽다. - 건강이 좋지 않아 잔병치레를 자주 한다. - 언제나 패기가 없고 유약하다. - 돈 욕심을 노골적으로 내보인다.                 자신의 해당 점수 :      점       * 20점 이상인 사람은 관리자로서는 실격이다.     이러한 문제 관리자가 되지 않기 위해서 많은 노력과 훈련을 해야 한다.     ---------------------------------------------------------------------   14. 관리사무소장 유형  관리사무소장들을 현 상황에서 크게 분류하면 대체로 다음의 3가지 형태로 구분되어 진다. 1. 언제나 일에 쫓겨 허덕이는 소장   아파트 관리 분야에 계속 문제가 발생하고, 그 해결에 쫓기다 보면 자기의 페이스대로 일 처리를 못할 뿐만 아니라, 항상 얼이 빠진 채 정신이 멍한 상태이기 때문에 동대표들로부터 계속해서 해결해야할 문제들을 지적 받게 되고, 그것을 처리하는 것에 힘겨운 사람들이다.  언제나 일에 대한 중압감에 시달리기 때문에 모든 일에 방어적이다.  입주민이 어떤 민원 처리를 요구하거나, 입주자대표회의에서 새로운 업무에 대한 시도 의견이 나오면, 그렇지 않아도 일에 시달리고 힘 드는데 새로운 일에 손대는 것이 괴롭고 싫어서, 곧?어렵다? ‘할 수 없다?는 이유를 찾는다. 2. 일 자체에는 쫓기지 않지만, 자기의 힘으로 무엇인가를 달성하려고 하는 자주적인 목표가 없는 소장.  이런 소장들은 옆에서 볼 때에는 안정된 페이스로 달리는 것처럼 보인다. 또한, 그 자신도?이것이 오래 버티는 비법의 소장 생활이란 것이다?라고 단정한 채 매사   에 긴장도, 감동도, 노력도, 연구도 없이 안일한 나날을 보내고 있는 소장들이다.  이 부류에 속한 소장은 시간이 지나감에 따라 무능하기 짝이 없는 관리자로 전락할 위험도가 높은 사람이다. 3. 자기 분야의 본질적인 문제점을 찾아내어 언제까지 어떻게 끌고 가겠다는 계획을 세우고, 그 목표를 달성하기 위하여 노력과 정열을 다 바치는 소장들이다.   이런 소장들은 피동적으로 움직이지 않고 능동적으로 일을 처리하는 행복한 상태에 있는 사람들이다.   사람들이란 오로지 자기가 해야 할 일을 스스로 찾아내어 그 성패에 몰두할 때가 제일 좋은 것이다. 그러면 자기 일에 대한 흥미를 느낄 뿐 아니라, 활기에 넘치는 것이다.   ------------------------------------------------------------------------- 15. 인재제일(人才第一)주의  인재제일(人才第一)이란 '기업은 곧 사람이다'라는 인간 존중의 바탕 위에 부단히 인재를 양성하고, 개인의 능력과 적성에 따라 적재적소와 공정한 처우로써 개인의 발전과 기업의 발전을 도모한다는 것이다. 이를 위해서는 첫째, 사람중시의 경영을 해야 한다. 경영은 인간이 하는 것이다. 경영자도 인간이고 직원도 인간이며 입주민이나 관련 업체도 모두 인간이다. 인류의 문화. 문명의 발달도 마찬가지다. 역사의 새로운 기축을 여는 것도 인간이며 기술과 지식의 혁신을 가능케 하는 것도 인간의 능력이다. 결국 경영이란 것은 인간이 모여서 인간의 행복을 위해 활동하는 것이라고 말할 수 있다. 둘째, 교육훈련을 통한 인재양성과 공정한 처우를 해 주어야 한다. 회사가 발전하려면 유능한 인재가 많이 모여들어야 하고, 모여든 인재 중에서 우수한 사람을 잘 선별해야 한다. 혈연이나 지연, 학연 등이 엄격히 배제되고, 오로지 능력과 장래성 위주로 실력 있는 우수한 사람을 직원 통한 추천이나 공개 모집공고를 통해 채용하여 지속적인 교육훈련을 통해 아파트와 회사, 나아가 사회가 필요로 하는 인재로 다듬고 키워야 한다. 아무리 우수하고 유능한 직원을 채용했다 할지라도 이들을 지속적으로 관리사무소(회사) 업무에 맞게 갈고 다듬지 않으면 있으나 마나하는 사람, 오히려 동료나 회사에 피해를 주는 쓸모없는 사람이 되고 말기 때문이다. * 직원 채용 시 화려한 학력과 경력의 소유자인 ‘베스트 피폴’(Best People. 최고 인재)은 자기 머리만 믿고 뺀질거리며 기회를 엿보는 사람들이 많다는 것을 명심해야 한다. 회사에 충성하고 강한 추진력을 발휘하는  ‘라이트 비플’(Right People 바른 인재)을 채용하고 육성하는 것이 미래의 기업 브랜드 이미지를 높이고 회사 발전에 디딤돌이 될 것이다. ---------------------------------------------------------------------------   16. ‘체력이 社力' 효과   직책이나 직위를 떠나 전 직원이 함께 땀 흘리며 부담 없는 대화로 가족적인 유 대감 형성으로 결속력 강화.  건강한 체력 유지로 업무 효율 향상.  직원 개개인의 건강관리를 회사 차원에서 적극 지원함으로써 애사심 고취로 ‘1석   3조’의 효과를 창출함. 방법 소극적 방법 : 각종 운동동호회 결성주도 및 행사 간접지원  적극적 방법 : 헬스 장, 휴식공간, 간식제공 식당, 건강 검진 실 등 제공 동호회 종류   마라톤. 스포츠댄스. 재즈댄스. 인라인스케이트. 걷기. 테니스. 등산. 베트민턴. 탁 구. 수영. 기공. 수영 등 사례  - ‘뉴발란스’ 스포츠화 전문 업체   매주 수요일을 ‘사원 마라톤 데이’로 정해 전 직원이 오후 5시면 업무를 마치고 한강 고수부지 등에서  3- 5km 정도 달린다.  - ‘아웃백 스테이크하우스’ 패밀리 레스트랑 업체   매달 25일 본사 주방에서 직원 전원이 아침식사를 함께 함.  임직원이 돌아가며 정성들여   음식 마련하여 아침을 거르기 일쑤인 20 - 30대 직원들의 건강을 챙긴다. - 현대중공업   2003년 10월 울산 본사에 380여 평 규모의 ‘건강증진센터’ 개관. 일일 평균 700여명 수용 가능. 진료실 4개와 의무실 8개 등에서 물리치료. 재활치료. 심전도. 난청상담. 수지침    같은 의료서비스 제공 - 삼성 SDS   분당 하이테크센터에 70평 규모의 헬스센터 개관 - 한국P&G    여직원을 위한 사내 메디컬센터 운영 - 보스턴 컨설팅그룹   ‘캔틴’ 휴식공간을 운영하며, 야간 근무자를 위한 음료수, 과자, 과일 등 간식류와 햇반, 김 같은 식사 대용음식을 연중무휴로 비치     -------------------------------------------------------------------------------------  17. 복장과 용모에도 최선을 다하자   첫인상이 곧 마지막 인상이라고 한다. 단정하고 청결한 몸가짐은 그 사람의 인격의 표현이며 예절의 기본이다. 특히 많은 사람을 상대하는 서비스 직업인 아파트 관리사무소는 더욱 복장과 용모에도 관심을 가져야 한다. 근무복장이 지나치게 화려하거나 특이하게 디자인되면 상대방에게 불쾌감을 주기 쉽다. 상의나 바지주머니에 불필요한 것은 넣지 않는 것이 좋으며, 볼펜은 반드시 안쪽주머니에 넣도록 하자. 근무복 안에 받쳐 입는 상의는 근무복 색상과 조화를 고려하여 선택하고, 양말은 검정이나 곤색 등 짙고 무난한 색상을 선택하는 것이 좋다. 수염은 매일 아침 깨끗이 면도해야 하며, 머리는 짧고 단정하게 하고 필요시 무스를 사용해도 무방하다. 장발과 파마, 노랑. 빨강의 염색머리는 아파트 입주민들의 정서 상 좋지 않다. 또한 향취가 강한 로션이나 향수는 사용하지 않도록 하고, 최근 자신의 경쟁력을 높이기 위해 남성들도 얼굴의 잡티 등을 커버하기 위해 화장품을 사용하는 것이 보편화되고 있는 추세다.  여성의 경우 아이섀도나 아이라인은 아주 자연스럽게 약간 사용하는 것이 좋으며, 속눈썹은 하지 않는 것이 좋다. 루즈는 자연스럽고 옅게 바르고, 흰 빛을 띠거나 짙은 색은 피하는 것이 좋다. 머리와 손톱은 항상 청결하게 유지하고, 매니큐어는 옅은 색을 선택하는 것이 보기 좋다. (삼가야 할 행동) 귀걸이. 목걸이. 반지. 팔찌 등 액세서리는 근무 중 착용 않는 것이 좋다. 밝고 건강한 화장이 가장 개성을 돋보이게 하므로 지나친 화장은 삼가 할 것.   -------------------------------------------------------------------------- 18. 아침시간을 잘 활용하자 -직장(일생)의 승부는 아침시간에 달려 있다 심신이 피곤한 현대인들에게 아침은 괴로운 시간이다. 직장 일 때문에 일어나야 하지만 몸은 물먹은 스펀지마냥 천근만근이다. 「일어나야한다」는 「머리」와 「10분만 더 잤으면」하는 몸 사이의 격전이 벌어지는 시간이다. 현실이 힘들수록 아침에 벌떡 일어나야 한다. 하루 중에서 가장 중요한 시간은 아침에  눈을 뜨는 바로 그 순간이며 하루, 아니 일생의 승부도 아침에 달려 있기 때문이다. 아침 6시부터 8시까지는 두뇌가 가장 명석해지는 시간대다. 집중력이나 판단력, 일의 능률이 그 만큼 오르고 효과도 크다. 출근지옥도 겪지 않는다. 미국에서는 좋은 차를 탄 사람 순서대로 출근 한다는 말도 있다. 성공한 사람들일수록 일찍 움직이게 마련이다. 아침에 일찍 일어나면 건강해지고 부유해지며 현명해 진다. 물론 일찍 일어난 아침 시간을 자기개발과 건강을 위해 적절히 활용해야 한다. 잠들어 있는 동안 망각의 세계에 있다가, 눈을 뜨면 다시 차가운 현실에 직면하게 된다. 이 때 순간적으로 하루에 대한 불안감과 거부감이 생기는 것이다. 그 상태로 누워 이 생각 저 생각 하다보면 부정적인 생각이 깊이를 더해 간다. 눈을 뜨자마자 벌떡 일어나는 것은 현실에 대한 기분 좋은 선제공격인 것이다. 괜히 불안하고 찜찜한 기분을 한 방에 날려 버리는 단호하고 적극적인 자기 방어이며, 이 선제공격이 성공하게 되면 매일 아침에 일찍 일어나는 것이 점점 즐거워 질  것이다. 오늘날 인류는 야행성 생활에 젖어 들면서 불규칙한 생활리듬과 만성적인 수면 부족 등으로 정신과 건강이 피폐해지고 있다. 몸의 요구에 순응해야 하며 밤에는 충분한 수면을 취하고 아침에 일찍 일어나 활동을 시작해야 한다. 이것은 인류가 태고 적부터 지녀 온 유전자 정보이자 생체 리듬에 일치하는 것이다. 역사 속의 영웅과 위인들은 말할 것도 없고 성공한 경영자, 정치인, 학자, 엔지니어 등 모두가 아침에 깨어 있었다. 의학적 판단에 따르면 수면 시간은 밤 11시부터 새벽 5시까지가 가장 좋다. 새벽 5시는 사람의 맥박이 가장 빨라지는 시간대로서 숙면을 취하기 적당치 않다. 체온이 낮을 때 깊이 잠 들 수 있기 때문에 체온이 가장 낮아지는 새벽 2～4시 사이에는 숙면에 들어 있어야 한다. 잠과 싸우지 말아야 한다. 사람의 몸은 에너지를 소모한 만큼 보충하고 회복시켜줘야 다시 기능할 수 있다. 피로가 쌓이면 몸은 「자고 싶다」는 신호를 보내오는데 애써 잠을 줄이고 그것을 극복하려는 것은 우리 몸을 갉아먹는 일이다.         ----------------------------------------------------------------------- 19. 메모하는 습관을 생활화하자 직장인은 메모를 잘 하여야 한다. 메모하는 습관을 몸에 익혀 생활화해야 한다. 독일 속담에 ‘기억력이 좋은 머리보다 무딘 연필이 더 낫다“는 말이 있다. 자기의 기억력이 좋다고 메모하지 않고 버티는 자 그런 사람도 가끔 사람의 머리는 착란을 일으킨다. 그리고 잊어버린다. 전화, 약속, 주문, 민원 등등 메모하는 습관을 길러야 한다. 성공 한 사람, 존경 받는 사람, 유능한 직장인, 승리자들의 일반인과 다른 가장 중요한 행동 특색은 메모하는 습관을 가진 자 들이다. 세계적으로 메모를 가장 잘 하는 나라는 일본이다. 일본인들은 언제 어디서나 조금만 이익이 된다면 메모한다. 메모하려는 그 자세가 바로 발전하는 자세요, 바로 전진하는 자세이다. 특히 아파트 관리사무소 근무자들은 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 요구할지 모른다. 아파트 관리직원들은 민원과 하자 등의 일을 접수하고 처리하는 일을 하는 서비스업 종사자들이다. 머리가 아주 명석하더라도 여러 가지 민원 내역을 메모하지 않고 머리로만 기억하고 일일이 처리하여 보고하는 일은 불가능 할 것이다. 따라서 관리직원들의 업무 수행에 있어서 메모의 필요성은 굳이 강조하지 않아도 중요함을 알 수 있을 것이다. 아파트 현관에서 마주치 105호 아저씨의 하자 처리 요청, 노인정에서 만난 할아버지의 주차장 질서 문제, 관리소로 찾아온 통장님의 쓰레기통 이동 요청 등등을 메모하지 않고 머리에만 담아 있다가는 하루도 지나지 않아 까먹기 일쑤일 것이다. 결국 민원을 제대로 처리 못하고 입주민들로부터 신뢰받지 못하는 관리소, 놀고먹는 관리소, 입주민을 무시하는 관리소로 낙인 되어 결국 삭막하고, 열악한 직장이 됨은 자명한 이치일 것이다.  그 자리에서 메모를 했다면 잊지 않고 민원을 처리하고 벌써 입주민에게 사후 처리 안내를 하였을 것이고, 이는 입주민으로부터 신뢰받는 관리소, 관리비를 내어도 아깝지 않는 관리소로 대우받으며 근무하는 아름다운 직장이 될 것이다. 항상 주머니에 메모지와 펜을 가지고 다니면서 상담한 내용, 부탁받은 민원 내역을 상대방이 보는 앞에서 즉시 메모하는 습관을 생활화하자. 메모 내용은 즉시 해당일지나 기록부에 옮겨 적고, 담당자가 있으면 메모지를 전달하여 즉시 일 처리가 가능하도록 하여야 할 것이다. 직원들의 늘 상 메모하는 행동을 본 입주민들은, 분명 그들을 신뢰할 것이며, 그들이 진정 한 가족처럼 느껴질 것이다. 메모의 생활화는 아름다운 직장, 살기 좋은 아파트 만들기의 초석이 될 것이다.       -------------------------------------------------------------------------- 20. 민원 접수 및 처리 내역 확인 콜 서비스 시행 방법 - 입주민으로부터 접수된 민원을 신속히 담당자와 처리 방법, 일시 등을 정하여 관    리소장이 전화로 민원인에게 친절하게 안내한다. - 처리 후 1일 이내 관리소장이 직접 방문하거나 전화로 민원 처리 결과와 담당직원에 대한 서비스 만족도 등을 확인한다. - 확인 결과 불만족 의견이 있으면 즉시 담당자를 교체하여 관리소장이 직접 방문하여 해결한다. 효과  - 관리사무소(회사) 및 관리업무 처리에 대한 입주민의 신뢰 형성 - 관리 업무 평가, 직원 급여 조정 등에서 입주민들의 동의와 협조 원활 - 관리 직원들의 업무 처리 능력과 서비스 향상에 기여       -----------------------------------------------------------------------   21. 소음 방지를 통한 사전 민원 예방 아파트 입주민간의 분쟁과 관리사무소에 대한 입주민의 불만 누적의 큰 원인 중 하나가 소음 공해로 인한 민원일 것이다. 소음 문제는 공동주택인 아파트가 안고 있는 어려운 숙제이다. 소음 문제로 인해 아래 윗층간 칼부림도 법적 문제도 빈번히 일어나는 현실이다. 소음 문제는 층 간 바닥이나 벽체 두께에 대한 부실시공도 한 부분이나 대부분 공동주택에서의 기초 생활 질서를 지키지 않는 몰지각한 일부 입주민들의 무질서가 제일 큰 원인이다. 아파트란 공동주택은 우리 집 방바닥이 아랫집의 천장이 되고,  천장이 윗집 방바닥이기도 하다. 또한 우리 집 안방 벽이 옆집 안방 벽이고, 내 집 앞 복도가 옆집 복도이기도 한 특수한 구조임에도 나 혼자만 편하면 된다는 이기주의로 인해 살벌한 회색 콘크리트 공간으로 전략되고 있는 것이다.   2004년부터 소음기준 대폭 강화 건교부는 층간 소음 피해를 줄이기 위해 2004년 5월부터 소음기준을 크게 강화할 계획이다. 그동안 층간소음 규정은‘각 층간의 바닥 충격음을 충분히 차단할 수 있는 구조’라는 식으로 분명치가 않았다. 하지만 새로 도입될 아파트 소음 최저기준은 경량충격음(작은 물건이 떨어지거나 긁히는 소리)의 경우 58dB이하, 중량충격음(어린이가 뛰는 소리)은 50dB 이하로 명확하게 규정됐다. 이 기준은 식탁의자를 끄는 소리가 아래층에 들리지 않고 어린이가 뛰어 울리는 소리가 불쾌감을 주지 않을 정도의 수준이다. 새로 분양하는 아파트는 소음진단 전문기관으로부터 검사를 거쳐 소음 최저기준을 맞춘 뒤 “최우수” “우수” “보통”등 등급을 받게 된다.     대책 없는 기존 아파트 강화된 소음기준은 새로 건설하는 아파트에만 적용되기 때문에 이미 입주한 아파트에는 적용되지 않는다. 현재 전국 아파트 580만 가구 가운데 53%가 새로운 층간 소음 기준에 미달하는 것으로 건교부는 파악하고 있다. 기존 아파트의 소음 문제를 해결하려면 환경조정분쟁위원회에 재정신청을 하거나 민사소송을 내는 게 현재로서 유일한 방법이다. 건설업계도 발등의 불이 떨어졌다. 소음기준을 맞추려면 일단 건축비 상승이 불가피하기 때문이다. 소음차단을 위해 바닥 콘크리트를 지금보다 4～5cn 정도 두껍게 해야 하며, 가구당 5～800만원쯤 추가 비용이 들어가고 여기에 차음재까지 쓸 경우 평당 3～4만원이 더 소요될 것으로 예상된다. 소음 발생 종류 - 심야 시간대 계단(복도). 거실 발자국 소리, 욕실 물소리, 피아노 등 악기 소리, 세탁기, 도마, 운동기구 사용 소리, 현관문, 개. 고양이 울음소리 - 어린이 뛰어 놀기, 음향기기, T.V, 고성방가, 각종 기구. 기계 가동 소리, 단지내 자동차 경적, 엘리베이터 운행 음, 옥상 환기팬 작동 음, 세대 내부 공사 소음  소극적 대처 방안 - 관리규약의 입주자 등의 의무에 소음 규제 항목별 세부적으로 명시 - 게시판, 방송, 관리비부과내역서 등을 활용한 소음 줄이기 안내문 게시 - 반상회, 동호회, 기타 모임 등을 통한 계몽 활동 적극적 대처 방안 - 입주자대표회의 결의로 적극적 소음 단속 시행 및 민원 접수 - 2회 이상 민원 발생 또는 적발 시 경고장 발송 - 3회 이상 민원 발생 또는 적발 시 관계 기관 고발 방지 효과 - 입주민간 분쟁 감소로 살기 좋은 아파트 마을 만들기 기여 - 입주민 민원 감소로 관리 업무 수행 원활       -------------------------------------------------------------------------   22. 관리비부과내역서를 활용한 관리 취지   입주민들로부터 한번 읽혀지지도 않고 외면당해 버려지는 관리비 부과내역서를   재미있고 유익한 정보와 투명한 관리비 집행 내역, 관리주체 업무 추진 사항 등을 듬뿍 제공하여 매월 기다려지고, 읽혀지는 종합 월간 소식지로 활용함. 내용  - 월간 관리비 수입. 지출 내역 - 월도 기준 재무제표 - 잡수익 입금 및 지출 내역 - 0 월 관리비 부과 내역 - 전. 출입 세대 소개 - 입주자대표회의 회의 개최 공고 및 결의 내역 - 관리사무소 업무 진행 내용, 결과보고 - 반상회 안내, 결과보고 - 에너지 등 관리비 절감 홍보 - 도난. 화재 예방 홍보 - 생활 지혜, 시. 수필. 콩트 소개 - 금월의 베스트 친절 직원 선정 소개 - 민원. 하자 접수 및 처리 결과보고 - 주변 상가. 학원 등 소개 - 전세, 매매 동향 안내 - 부대시설 안내, 동호회 행사, 가입 안내 - 질서 유지 계몽, 불법 시설물 설치 방지 계몽 - 각종 업무 행사 진행 사진 게재 - 입주민 등의 글 소개 - 공동 전기, 수도사용 현황 - 부녀회 활동 상황, 수입. 지출보고 - 재활용품 장터 개설 - 입주민들의 사업장, 직장 등 소개(신청한 입주민에 한함)  - 기타 관련 자료     -------------------------------------------------------------------------- 23. 대화에도 요령이 있다 말이란 자기 의사를 상대방에게 확실히 전하는 데 목적이 있다. 1. 말은 침착하고 조용히 간결하게 하여야 한다.   흥분하고 격하여 침이 튀어나오거나 큰 소리를 지른다는 것은 상대방에게 불쾌감을 주고 의사 전달도 제대로 되지 않는다.   자기 의사를 강력히 주장하는 나머지 싸우는 것처럼 되면 대화가 되지 않는다. 2. 말하는 자세를 바르게 하여야 한다.   말할 때에 비스듬히 앉은 자세로 하거나 책상다리를 하고 앉는 교만한 자세는 비록 상사이더라도 삼가야 한다.   또한 턱을 괴거나 삿대질을 하거나, 방문객을 세워두고 자기는 의자에 앉아서 하는 대화는 예의에 어긋나는 불량한 태도다.  3. 대화에서도 때와 장소에 따라 유머나 해학이 있으면 분위기가 부드러워 진다. 4. 상대방의 눈을 정시한다. 눈으로 말한다고 할 정도로 눈의 표정이 중요하다.   곁눈질을 한다거나 딴 곳을 바라보면 불안정하여 보이고 성의가 없어 보이며 신뢰를 얻을 수 없다. 자연스럽게 상대를 똑바로 보며 대화한다.   눈동자가 마주쳐서 딱딱하면 가볍게 시선을 피하는 것이 좋다. 5. 혼자 아는척하고 유능한 척  떠벌이면 이야기를 듣는 상대로 하여금 저항을 느끼게 한다. 6. 남의 비밀이 되는 것, 싫어하는 것은 묻지 않는다.    남의 수입이나 가정 사정을 꼬치꼬치 묻는 것은 상대방의 기분을 상하게 할 수 있다. 7. 남의 말을 가로채서는 안 된다. 남의 말이 끝나기도 않았는데 가로채어 말하는 것은 상대방의 말을 묵살하는 태도로 예가 아니다. 8. 말을 하기보다는 듣기를 잘 하라.    조물주께서 인간을 만들 때, 눈, 귀는 두개인데 입만 하나로 만들었다.    그것은 바로 많이 보고, 많이 듣고 나서 말은 적게 하라는 뜻이다. 말을 많이 하면 실수할 일도, 서로간 오해할 경우도 생길 수 있다. 특히 아파트 관리에서는  주민의 말을 정성스럽게 경청하는 것이 내가 열 마디 하는 것 이상의 효과를 얻는다. 9. 풍부한 화제와 화술을 쓰되 거짓이 없어야 한다. 똑똑한 발음, 자연스러운 동작과 감정의 표출 등으로 명확히 말하는 것이 중요하다.   화술이 지나치면 과장이 되고, 허풍이 되며 진실성이 결여되어 신뢰를 잃게 된다. 10. 외국어나 전문용어 등 어려운 말을 삼가라.    어려운 전문용어를 사용한다고 주민들이 높게 평가해 주는 것도 아니다. 대화 중에 자주 ‘에또’ “마아” 등 일본어를 무의식적으로 남발하는 것을 가끔 본다.    본인도 외국어인지 모르고 사용하는 것이다. 우리말 순화에도 노력해야 한다.       ---------------------------------------------------------------------------   24. 전화사용 예절을 익히자  아파트 관리사무소의 가장 중요한 업무 중 하나이면서도 가장 소홀히 다루는 것이 바로 전화를 받고, 거는 업무일 것이다. 아직도 전화사용에 대한 예절과 올바른 사용방법이 일상화되지 않고 있는 실정이다. 아파트 관리업무는 주민들의 민원 신청 전화를 받는 것으로 하루가 시작되고, 심야 시간까지도 당직자들에게 민원 전화가 심심찮게 걸려온다. 하루 종일 전화와 시름한다 해도 과장이 아닐 것이다. 전화를 사용할 때에는 직접 얼굴을 맞대지 않는 관계로 자칫하면 불친절하고 불유쾌한 일이 생기기 쉽다. 또한 전화 한 통화로 주민들은 관리사무소 직원들의 근무 전체를 평가하기도 한다. 역으로 생각하면 전화 한 통 잘 응대하면 주민들로부터 친절하고, 열심인 직원들이란 평가도 받을 수 있다는 말이다. 그러므로 직접 만난 것 이상의 친절하고 예의바른 주의와 노력이 요구된다.  전화사용 시의 다섯 가지 요건 1. 마음가짐  - 서로 만나서 말한다는 마음가짐  - 존경과 겸손의 마음가짐    (정당한 경어 및 자신은 낮추는 말 잘 써야 한다. “저”라고 할 자리를 “나”라고 하거나     “저 김 소장인데요” 보다는 “저는 김00 소장입니다”라고 이름을 밝히는 것이 좋다.)  - 친절과 자상한 마음가짐 2. 음성  - 분명하고 뚜렷한 발음  - 밝고 맑은 목소리  - 부드럽고 따뜻하게 3. 언어  - 공손한 존대 말 사용  - 교양 있는 쉬운 말씨  - 부드럽고 따뜻하게 4. 전화기 사용  - 벨이 울리면 즉시 받기  - 전화를 바꾸어 줄 때나, 바꿔 받을 때 신속히 응해야  - 전화기 놓을 때 소리 안내기 (아무리 친절하고 상냥하게 전화를 받았어도 전화를 끊을 때 요란하게 놓아버리면 마치 화난 것으로 오해하기 쉽다. 몇 년 전 국내 모 그룹에서는 전화를 끊을 때 상대방보다 늦게 끊던가, 아니면  손으로 눌러 끄기 운동을 벌인바 있다. 사람들은 아주 사소한데서 친절과 감동도 느끼고, 불쾌감과    오해도 하게 된다.  전화 받는 목소리가 상냥한 만큼 전화 끊을 때도 매너 있게 해야 한다.)  - 항시 메모할 수 있게 준비 5. 대화진행  - 자기의 직책, 성명 등 먼저 밝히기    (자기가 누구라고 밝히지도 않고 “000 있느냐” 또는 “무슨 일이십니까?”라고 하면 상대가 대화도하기 전 기분이 상하여 원만한 대화가 힘든 다.)   - 용건은 정확하고 간단명료하게    (얼굴 표정과 손짓. 몸짓 등은 통하지 않는다. “그런데요” “저 - 있잖아요” 등 군소리 중복 사용 않도록.) - 상대가 부재중일 때는 명확한 의사표현을 해야    (전화를 걸었으나 상대가 부재중이면 “000에게 어디서 누가 전화 왔다고 전해 주시면 감사 하겠습니다”. 몇 시경에 들어오느냐고 질문해서 “몇 시경에 다시 전화 걸겠습니다.. 또는 “돌아오시면       즉시 어디로 전화하도록 말씀 좀 전해 주십시오”라고 한다.) - 처음과 끝에 인사 잘 하기    (처음은 “ 안녕하십니까?  바쁘신데 전화로 죄송합니다”    끝에는 “ 고맙 습니다”. “안녕히 계십시오”. “다시 뵙겠습니다”.)  - 항시 필기용구를 준비하여 기록을 하며 전화 받기    (일시, 성명, 위치, 용건, 연락처 등의 내용을 정확하게 적어 신속 정확하게 전달하거나 처리한다.)       ------------------------------------------------------------------ 25. 명함을 활용한 관리  명함을 주고받을 때도 지켜야 할 예의가 있다. 처음 만났을 때 첫 인상이 중요하듯이, 명함은 후에 상대방을 기억하게 하는 중요한 역할을 하게 되므로 교환도 신경을 써야 한다.  명함을 주고받는 적절한 요령 몇 가지를 예시하면 다음과 같다. . 명함은 원칙적으로 아랫사람이 먼저 내고 나서 윗사람의 명함을 먼저 받는 것이 순서다. . 구겨지거나 때가 묻은 명함을 사용하지 않도록 한다. . 명함을 줄 때는 오른손으로 상대방이 보기 쉽도록 내민다. . 명함을 주고받을 때는 공손하게 두 손을 사용하는데, 왼손으로 오른손을 받쳐 들고 오른손으로 주고받는 것이 공손한 명함 주고받기다. . 명함을 받고 상대방의 이름을 그 자리에서 외우는 것이 좋다.   명함을 받고 상대방의 이름이 어려울 때는 상대방에게 직접 확인해야 한다. . 명함의 내용을 특색 있게 만들어 상대방의 가슴에 찡한 인상을 심어야 한다. (예: “책을 좋아하는 사람” “일을 즐기는 사람” “신의를 중요시하는 사람” 등 본인을 나타내는 내용   “꿈의 동산 00아파트” “살기 좋은 아파트”등 아파트 특징 기록 등) . 명함을 교환한 후, 면담 중에 되도록 상대방의 이름이나 직책을 불러보면서 친근 감을 갖도록 노력하는 것이 서로 간 신뢰를 쌓을 수 있는 한 방법이 된다.  . 명함은 항상 10～20매쯤 새 것으로 지니고 있어야 한다.   받은 명함은 그 날 중으로 3W(When. What. Where) 정보를 명함 여백이나 입주자    카드 비고란에 기록 또는 데이터베이스하고 명함보관 케이스에 정리해두면 다음에 참고가 쉽다. * 특히 아파트관리사무소장들은 고용 불안과 자기직업에 대한 자부심 결여 등으로 명함을 갖지 않은 경우가 많다. 이는 직장인으로 바람직하지 않은 현상이다. 자신의 직업이 부끄러워 명함 한 장 남에게 줄 자신이 없다면 하루빨리 이 직업을 떠나야 함이 그 자신에게도 도움이 될 것이다. 몇 개월을 넘기기 힘들 것 같은 아파트라도 명함은 있어야 할 것이다. 입주민이 관리사무소를 방문하거나 소장이 세대를 방문할 때 필히 명함을 드려, 그들에게 확실한 근무의지와 신뢰를 심어 주고, 입주민이 소장에게 준 명함은 관리사무소 업무에 협력을 하겠다는 증표나 다름없으므로 이를 적절히 소장이 활용할 수 있다. 소장의 활동 결과를 주민들로부터 받은 명함의 수로 평가 될 수 있다. 매일 몇 세대씩 민원접수 차원에서 방문하거나, 관리사무소로 내방한 주민을 상담함에 따라 받은 명함의 수도 늘어나기 때문이다. 명함을 많이 주고, 많이 받도록 하자. 그리고  명함을 활용한 관리를 하자. (삼가야 할 행동) . 명함을 받자마자 보지도 않고 바로 주머니에 넣지 말아야. . 상대방이 명함을 내밀 때 딴전을 피워 얼른 받아들지 않는 것은 금물. . 계단을 오르내리며, 식사 중에 식탁에 다가가서, 또는 다른 사람과 대화중인 사람    에게 명함을 내밀지 않도록 해야. . 상대방 명함을 손에 쥔 채로 만지작거리거나, 접거나, 탁자를 치는 행위는 큰 결례다. . 상대방은 명함을 내미는데 “명함이 없어서...”라는 행동은 큰 실례다.          ---------------------------------------------------------------------------   26. 방문객에게 인사하기 특히 아파트 관리사무소는 하루에도 많게는 수십 명의 입주민 등이 방문한다. 그에 따른 아파트 관리사무소별 방문객을 맞이하는 태도도 천차만별이다. 친절하고 밝게 그것도 아주 반갑게 맞이하는 극히 소수의 관리소가 있는가 하면, 아예 인사조차 않고 귀찮다는 듯이 자리에 앉아 자기 일만 하는 체 하는 곳, 제대로 하는 인사법을 배운 적이 없거나, 한번도 해보지 않아 그 방법을 몰라 어정쩡하게 하는 둥 마는 둥 하는 직원도 있다.  주민이 관리사무소를 방문하여 인사도 받지 못하는 천대를 받았다면, 그 주민의 반응은 어떠하겠는가? 뻔하지 않겠나. 비싼 관리비 매달 꼬박 꼬박 내어 지들 월급 주는데 지들이 뭐 상전인가. 관리소가 어디 검찰 청사나 되는 곳인가. 그 한사람의 불평불만이 아파트 전체에 영향을 미치고, 결국 관리사무소 전체가 도매금으로 매도당하는 것은 인지상정 일 것이다. 인사는 인간관계의 윤활유이다. 적당하게 인사해서도 안 된다. 좋은 인사는 하면 할수록 주민과 좋은 유대를 가질 수 있게 된다. 적당하게 얼버무리며 해치우는 인사법은 신뢰감을 줄 수 없다. 상호간에 기분 좋게 일을 할 수 있도록 인사는 밝고, 힘찬 목소리로 반갑게 정중하게 하라. (확실한 인사법) - 방문객이 노크 할 때는 직원들은 하던 일들을 멈추고 출입문을 주시한다. - 방문객이 들어오면 모두 제자리에서 일어나거나, 출입문 쪽으로 걸어가며 밝고 힘찬 목소리로 반가운 표정으로 “어서 오십시오” “안녕하십니까?” 라고 다 같이 인사한다. - 안내를 맞은 직원은 소파나 응접실로 방문객을 안내하여 두 손으로 공손히 자리를 가리키며 앉게 한다.  다음은 방문객의 방문 목적이나 용건을 여쭈어, 담당자가 자리에 있으면 알려 준다(담당자가 부재중이면 안내자가 메모하여 전달하기로 하고, 담당자는 차후 일 처리 후 방문객에게 전화나, 방문 하여 그 결과를 알린다) - 담당자는 다시 한번 인사를 한 후, 자신의 직책과 성명을 밝히며 명함을 주고, 방문객의 명함도 받아 정중히 보고 난 후 안주머니에 넣는다. - 담당자는 방문객에게 커피나 녹차 등의 마실 것을 권하고, 원하는 종류를 직접 또는 타 직원에게 부탁한다.  - 용무를 마치고 돌아가는 방문객에 앞서 출입문을 열고 먼저 나가 문을 잡고 배웅한다. (무례한 인사사례)   - 여러 직원이 근무하면서 인사는 서로 미루고, 안내는 방치하는 행위 - 의자나 소파에 앉아서 고개만 끄떡이며 하는 거만한 인사 - 하던 일을 계속하며, 방문객을 쳐다보지 않고 “어서 오세요”라고 입으로만 하는 얄미운 인사 - 직원들이 앉아서 눈만 껌벅거리며, 방문객이 먼저 인사하도록 방치하는 태만 형 인사 - 방문객이 귀찮다는 표정으로 대충 인사하고 자기 자리로 가버리는 나 몰라라 하는 행위 - 방문객을 세워두고 자기들만 커피 마시며 잡담하는 시장판 같은 행위 - 전화통에 대고 고래고래 소리 지르며 기다리는 방문객을 기죽이는 행위 - 직원은 앉고 방문객은 세워두고 상담하는 시대에 뒤떨어진 행동 - 방문객이 들어와도 인사는 물론 얼굴도 쳐다보지 않고 계속 개인적인 통화를 장시간 하는 행위   ------------------------------------------------------------------   27. 지각 엄금 아파트 관리사무소에 근무하고 있든 경비초소에 근무하든 어떤 조직의 일원으로 지각은 하지 말아야 한다, 어떤 직장이든 지각을 예사로 습관적으로 하는 직원들이 간혹 있다. 겨우 근무 시간에 임박해서 헐레벌떡 뛰어들어 왔어 사무실 분위기를 흐리는 직원이 있는가 하면, 짧은 시간이긴 하지만 1～ 2분쯤은 예사로 지각하는 사람도 가끔 있다. 1～ 2분이란 극히 짧은 지각이 자기 자신은 물론 전체를 불리하게 만드는 결과를 가져올 수도 있다. 특히 아파트란 직장은 동료들의 눈총보다도 수천, 수만의 입주민들의 두 눈이 서슬 퍼렇게 관리사무소로 집중하는 엄연한 현실에서 단 한 사람의 지각을 전체 직원 다들이 그럴 것이라고 단정할 개연성이 높은 곳이다. 아파트관리사무소도 조직이기 때문에 규율을 잘 지키지 않으면 아무리 능력이 있더라도 결국 조직 일원으로서의 평가는 떨어지게 마련이다. 당사자는 몰라도 관리자나 입주민의 입장에서는 이러한 사소한 지각도 매우 중요하게 생각하고 있다. 왜냐하면 규칙은 지켜져야만 그 효력이 발생하며, 그렇지 못한 때는 규칙은 아무런 의미가 없기 때문이다. 그런 의미에서 출근시간뿐만 아니라 세대의 민원처리 약속이나 회의 및 기타 정해진 모든 시간을 지킬 수 있도록 해야 한다. 무단결근은 두말할  필요 없고, 지각도 당연히 하지 않도록 노력해야 할 것이다.       -----------------------------------------------------------------------   28. 위계질서 확립  어느 조직에서나 위계질서가 있게 마련이고, 하나의 조직이 형성되고 난 후 그 조직의 위계질서가 와해되면 그 조직은 제 기능을 발휘할 수 없다고 본다. 군대가 특별히 엄정한 위계질서나 명령계통을 요구하는 것은 군대만이 지닌 목적이나 성격에 따른 것이지만, 직장의 조직에서도 그 조직의 목표를 달성하고, 업무를 효율적으로 수행하기 위해서는 전 조직원의 일사불란하게 움직일 수 있는 질서가 반드시 있어야 한다. 특히 아파트 관리소 조직에서처럼 경비원 등 고령자들이 많아 상사인 관리사무소장보다 부하직원이 사회 경력도 많고 연장자인 경우 더욱 위계질서를 확립해야 할 것이다. 그 조직의 질서에 따라 상사에게는 상사로서의 예우를 다 해주어야 한다. 조직은 한 사람이 아니고 다수의 사람이 모여서 일하는 곳인 만큼 전체 조직을 생각해서 행동해야 한다. 일과가 끝난 후에는 상사도 자기보다 연장자인 부하 직원에게 적당한 선에서 경력과 연륜을 인정해주면서 동기부여를 유지할 수 있다면, 조직은 상하간의 질서를 유지하면서 더욱 일할 맛 나는 분위기를 만들 수 있다고 본다.   ------------------------------------------------------------------ 29. 직원간 금전거래는 바람직하지 않다.  동료 간의 금전거래는 바람직하지 않으므로 가능한 하지 않는 것이 좋다. 갑작스레 동료에게 금전차용을 요청하면 동료가 당황하게 되며 자신의 생활내막을 잘 알고 있는 동료가 아닌 경우에는 불필요한 오해를 살수도 있다. 동료에게 차용해줄 여유가 있다 하더라도 나름대로 긴급한 상황에 대비한 자금이므로 차용을 망설이게 되어 서로의 입장만 어색하게 될 우려가 있다. 경우에 따라서는 사무실 전체 근무 분위기에 악 영향을 미칠 수도 있다. 비상금이 준비되어 있지 않은 상태에서 갑자기 약속이 생기는 등의 경우로 필요한, 적은 금액이라면 동료에게 상황을 설명하고 금전을 차용해도 무방할 것이다. 금전을 차용하였을 경우는 꼭 약속일자 이전에 차용금을 상환하여야 하며, 상환할 때에는 최소한의 예의는 갖추어 돈을 봉투에 넣어서 주는 것이 좋다. 적은 금액의 차용일 경우에는 별도의 이자계산이 어려울 것이며 설령 이자계산이 가능하다 해도 이자나 사례 품을 주면 동료에게 부담감을 줄 수 있으므로 주지 않는 것이 좋겠으며 대신 감사의 표시로 간단한 점심 등을 대접하는 것이 무방할 것이다. 부득이 하여 큰 금액을 차용할 경우에는 필히 차용증서나 차용메모를 차용증거로 건네주는 것이 좋다. 차용금을 상환할 때는 이자에 대한 약속이 있으면 약속대로 이행하고 약속이 없으면 사회통념상의 적절한 이자를 제공함이 바람직하다. 금전을 차용하고 약속 기일을 어기거나, 상환기일이 다 되어서 “상환이 어려우니 좀더 기다려 달라”고 요청하면 동료가 낭패를 당할 수도 있음을 명심해야 한다. 따라서 상환 기일의 약속은 꼭 지켜야 하며 부득이한 사정으로 상환일자를 지킬 수 없을 경우는 충분한 시간적 여유를 갖고 사전에 사정을 동료에게 설명하여 동료가 나름대로 준비를 할 수 있도록 하는 것이 좋을 것이다. * 직장에서 금전 거래로 신의를 잃게 되면, 결국 동료와 직장을 함께 잃을 수도 있음을 명심해야 한다. 어떤 관리사무소직원은 옮겨가는 아파트마다 갖은 이유로 동료들에게 상습적으로 금전을 차용하여 약속을 지키지 않다가, 얼마 지나지 않아 동료로부터 왕따 당하고  결국 또 직장을 떠나야 하는 악순환을 하는 경우를 보았다. 필히 직장에서의 금전 거래는 삼가 해야, 결국 차용하려던 자신에게도 이롭다는 것을 명심하자.        -------------------------------------------------------------------------- 30. 불의의 사고에 대한 대처 근무 중에 안전사고 등이 발생하지 않도록 평소에 늘 유의하는 것이 무엇보다도 중요하다. 그러나 어쩔 수 없이 불의의 사고가 발생했을 경우에라도 “호랑이에 물려가도 정신만 차리면 산다”라는 속담처럼 당황하지 말고 침착하고 신속하게 적절한 조치를 취하면 더 큰 피해를 막아 피해를 최소로 줄일 수 있을 것이다. . 환자가 발생했을 경우에는 환자의 상해정도와 상해위치를 살펴보고 필요한 응급조치를 신속하고 적절하게 실시해야 하며, 동시에 주변에 의료요원이나 의학 지식을 갖고 있는 사람에게 신속히 연락하고 필요한 경우 환자를 병원으로 후송할 수 있도록 119에 신고하여 구급차를 부르는 것이 좋다. 그리고 환자에게는 응급조치 자를 믿게 하고 안심시켜 자신감을 갖게 하는 것이 중요하다. 구급차를 기다리는 동안 환자를 안전한 장소로 옮겨야 할 경우는 들것이나 두꺼운 담요 등을 사용하여 옮겨야 한다. . 전기나 유독가스 등에 의한 사고인 경우는 환자뿐만 아니라 자신의 안전도 같이 확보하도록 유의해야 한다. . 사고 발견자는 상사나 당직책임자 등에게 사고발생 사실을 신속하게 알리고 사고지점을 차단하여 사고조사가 끝날 때까지 사고현장을 보존하도록 하여야 한다. -전기에 감전되었을 경우는 즉시 전원을 차단시키는 것이 중요하다. 그러나 만약 전원을 차단할 수 없을 경우는 길고 건조하며 전기가 통하지 않는 물체를 이용하여 감전된 사람을 전원으로부터 격리시켜야 한다. 전기에 감전된 사람을 잡는 등 신체접촉을 하는 것은 극히 위험하므로 삼가 해야 한다. 전기를 끄고 감전된 사람을 끌어내면 즉시 인공호흡과 심장 마사지 등 인공 심폐소생술을 행하는 것이 좋다. 시간을 낭비하면 쇼크로 사망할 수 있기 때문이다. 전기에 의한 화상은 일반적으로 응급처치를 하지 않고 의사에게 보여야 한다. -. 뼈가 골절되었을 경우는 고통을 줄이고 더 이상의 손상을 방지하기 위해 상처부위를 고정시키는 것이 좋다. 상처부위를 고정시킬 때 사용하는 부목은 위쪽 관절과 아래쪽 관절 모두 감쌀 만큼의 충분히 길어야 하며, 뼈와 부목 사이에 솜 등을 집어넣어 뼈에 가해지는 압력을 줄여 줘야 한다. 피부에 상처를 입었을 경우 상처부위를 붕대 등으로 감싸 보호한 후 목을 대는 것이 좋다. -. 머리에 크게 손상을 입었을 경우는 보조호흡을 필요로 하지 않는 한 함부로 움직이지 않는 것이 좋다. 척추가 손상되지 않도록 주의하면서 몸을 옆으로 비스듬히 눕히고 얼굴을 옆으로 젖히면 입이나 목의 출혈 부위에서 나온 피가 호흡 기도를 막는 것을 방지할 수 있다. 코나 귀에 출혈이 있더라도 솜 등으로 막으려 해서는 안 되며 피가 흐르는 상태로 놔두는 것이 좋다. 의식이 없을 경우는 호흡기도나 폐로 음료가 흘러 들어가 질식사 할 수 있으므로 환자에게 마실 것을 주는 것은 삼가야 한다. 척추나 골반이 부러졌다고 생각될 경우는 함부로 옮기지 말고 훈련된 사람이 옮겨야 한다.   ------------------------------------------------------------------   31. 화재발생 시 행동요령 화재는 폭발에 의한 경우를 제외하고는 대부분 소규모로부터 시작되기 때문에 초기진화가 무엇보다도 중요하다. 따라서 평소 소화전과 소화기의 위치를 알아두고 사용방법을 숙지하면 화재 발생 시 즉시 초기진화가 가능하다. 화재발생 시 가장 주의해야 할 사항은 유독가스와 연기로 인한 질식이다. 화재로 인한 사망자 중  60% 이상이 화염이 몸에 닿기도 전에 질식해서 사망한다고 한다. 그러므로 화재발생 시에는 공포에 떨지 말고 침착하게 행동하되 단 1초도 허비하지 말고 초기진화와 화재경보, 대피의 순서로 행동해야 한다. (행동 1) . 화재를 처음 발견한 사람은 큰 소리로“불이야”를 반복적으로 소리치고 화재경보기를 작동시켜야 한다. 주변 사람들에게 화재 사실을 즉시 알려 인명 피해를 줄일 수 있고 다른 사람들이 진화에 즉시 참여 할 수 있기 때문이다. 화재를 발견하면 즉시 소화기나 소화전 등으로 짧은 시간 안에 진화하되, 초기 진화에 실패했을 경우는 방화관리자와 119에 신속히 신고해야 한다. (행동 2) . 누전으로 인한 화재는 신속하게 전원 차단하여 전기의 계속적 흐름 막아야 한다.   전원을 차단 않은 채 진화작업 시 감전사고 일으킬 수 있다.   특히 전원 차단 않고 포말 소화기 사용하면 전도가 되어 감전사고 당할 수 있다. . 유류화재가 발생하면 모래나 소화기로 진화해야 한다. 함부로 아무 물건이나 사용하여 진화 시는 몸에 불이 옮겨 붙을 수 있다. (행동 3) . 화재로부터 대피할 경우에는 화재경보기가 발견되면 즉시 경보기의 벨을 눌러 다른 사람에게 화재 사실을 알리도록 하며, 비상구 등을 이용할 경우는 가능한 문을 닫으면서 대피하여 화재와 연기의 확산을 지연 시켜야 한다. . 관리사무소나 초소의 방송을 이용하여 입주민들에게 화재 사실을 알리고 신속히 안전하게 옥상이나 지상으로 또는 발코니를 통해 옆 세대로 대피토록 안내한다. . 고층 아파트에서 대피할 때는 비상계단을 이용하고 절대 승강기를 이용하지 않도록 한다. 승강기는 화재 시 연기 통로의 역할을 하거나, 정전으로 멈추는 경우가 있기 때문이다. . 대피할 때는 수건을 물에 축여서 코에 대고 숨은 짧게 쉬면서, 통로의 유도등을 따라 낮은 자세로 침착하고 질서 있게 대피해야 한다. . 연기는 낮은 곳에서 높은 곳으로 이동하므로 최대한 낮은 자세로 대피하여야 유독가스나 연기에 질식되는 것을 피할 수 있다. . 비상구나 출입문을 함부로 열어서는 안 되며 문에 손을 대었을 때 뜨겁거나 문틈에서 연기가 새어 들어오면 이미 밖에 불길이 번져 있거나 유독가스와 연기가 차 있다는 증거이므로 다른 피난 구를 찾아야 한다.       ---------------------------------------------------------------------------   32. 복리 후생 제도 적극 시행으로 직원 사기 앙양 아파트 관리업 종사자들은 고용 불안과 함께 저임금과 과중한 업무, 격일제 근무 시간, 각종 민원 처리와 함께 무한에 가까운 책임 등으로 현재 3D 업종의 대표적 직업으로 인식되고 있는 실정이다. 양질의 인력 확보와 장기 근무로 인한 능률 향상을 기하기 위해서는 직원들의 복리 후생 제도를 적극 시행하여야 할 것이다. 직원들을 위한 각종 복리 후생 제도 시행이 기업과 아파트 입주민 입장에서는 적은 투자로 많은 효과와 이익을 창출하는 근간이 됨을 인식해야 한다. 방법 - 장기근속 직원 우대 (정년 보장) - 직원 자녀 학자금 지원 제도 시행 - 각종 업무 혁신과 원가 절감 제안 우수자 포상 - 관리사무소나 회사 내부에 직원 휴게실, 식당 설치 - 관리규약이나 취업규칙에 정하여 매년 물가 상승률이나 공무원 급여 인상률에 준하는 급여 조정 (정기적인 급여 조정 제도 준수) - 근로기준법이나 취업규칙 등에 정한 법규 준수하여 고용 불안 해소 - 정례적인 직원 면담 제도 시행으로 직원들의 애로 사항 접수 및 해결 - 직원 가족 초청 회사 설명회 또는 위안 행사 실시로 가족 협조와 안정기여 - 체력단련비, 경조사 발생 시 물품 및 인력 지원 - 주 5일 근무제 점진 실시 - 경비 초소 내부에  화장실, 옷장, 휴게 공간 제공 - 직원 자질 향상을 위해 교육 훈련비, 학비, 연구 개발비 등 지원 - 직원 사택 제공      --------------------------------------------------------------------------   33. 게시판을 적극 활용한 관리  대부분의 아파트 정문 주변과 동별 각 라인 입구마다 적게는 1개, 많게는 2～3개의 게시판이 설치되어 있다. 그러나 아파트에 따라, 텅 빈 게시판도 있고, 이런 일, 저런 일 등을 상세히 알려주고, 안내하는 꽉 찬 게시판도 많이 있다. 일부 아파트의 게시판은 도난 예방, 태풍, 호우에 대비한 입주민 사전 조치 안내, 입주자대표회의 회의결과, 관리주체의 업무 진행상황, 결과보고 등으로 꽉 차 있다. 또 일부 아파트 게시판은 자치단체에서 보낸 의료보험 납부안내서만 달랑 한 장 게시해 놓고, 나머지는 자장면에서 시작하여 피자, 통닭, 족발에 이르기까지 온갖 식당 광고 전단지로 도배를 한 곳도 있다. 전자의 게시판을 적극 활용한 아파트의 경우는 깨끗하고, 쾌적한 살기 좋은 아파트 일 것이며, 입주민들과 직원들도 서로 믿고 의지하는 관계로 한 가족처럼 지낼 것이 분명하다. 그러나 후자의 게시판을 버려둔 아파트의 경우는 굳이 단지를 둘러보지 않아도 곳곳에 휴지와 담배꽁초가 나뒹굴고, 입주민은 관리소를 믿지 못하고 직원들을 머슴부리 듯 대할 것이며, 열악한 급여 등으로 직원 또한 오늘내일하면서 떠날 채비로 일이 손에 닿지 않을 것이다. 살기 좋은 아파트를 만들고 주민들로부터 더 좋은 대우를 받으려면 게시판을 관리에 접목시켜 적극 활용해야 한다. 주민들로부터 신뢰와 업무협조를 유도하는 역할을 게시판이 할 수 있기 때문이다. 입주민들의 대부분은 1년 내내 관리소 한번 방문 않고, 관리소가 어디에 있는지 조차 모르고 지낸다. 그러나 대부분 입주민들은 하루에도 몇 번씩 게시판 앞을 지나친다. 소장 얼굴한번 안보고, 게시판만 보고는 관리사무소를 평가하는 입주민들도 있을 것이다.  그래서 게시판이 중요한 것이다. 그런 게시판에 소장의 마음과 정성, 업무 등을 홍보하고, 힘든 일은 도와 달라 하고, 좋은 일은 알리고, 나쁜 일은 미연에 방지하고, 관리비 부과. 사용은 투명하고 상세히 보여준다면 입주민과 관리사무소의 관계는 큰 문제가 없으리라 생각된다. 게시판 공고(안내)문의 형식과 내용 등도 중요하다. 항상 일정한 포맷으로 게시순번(예 2003-01), 글씨체, 게시기간, 게시모양에도 정성을 들여 절도 있게 게시해야 그 효과를 충분히 발휘할 수 있다. 문법도 어순도 맞지 않고 이해하지 못할 내용 등의 수준 낮은 공고(안내)문은 입주민들의 짜증만 유발 하여 읽히지도 않고 생명을 다하는 경우도 많음을 각별히 유념해야 한다.      ------------------------------------------------------------------   34. 신뢰 경영 실천  관리사무소 또는 주택관리업체는 지역사회에 봉사하는 단체로도 활동해야 한다. 직원 또는 입주민들과 함께 봉사 단체를 조직하여 복지시설이나 이웃에 정기적인 봉사 활동을 통해 지역과 직원, 입주민간의 밀착과 신뢰를 심어 나가야 한다. 방법 - 복지시설에 조경수 전정, 시설물 수리 보수, 각종 시설 관리 장비 지원 - 소년. 소녀 가장 세대, 무의탁 노인 등을 위한 생필품 지원 - 직원 교육 연수 프로그램으로 사랑의 집짓기 참여 등 활동 - 소속 단지 노인정과 자매결연으로  효도관광, 청소 등 봉사 - 장애인 시설 등 방문, 봉사 활동 - 자연보호 활동 - 강변, 공원, 등산로 등의 쓰레기 수거 활동       ------------------------------------------------------------------------------   35. ‘칭찬’ 경영(관리) 시행   칭찬 경영(관리)은 침체된 조직에 ‘칭찬’을 내세워 조직 내의 활력을 불어넣고 직원 상호간 서로 칭찬하는 회사(관리사무소) 분위기 조성으로 업무 효율성을 높이고, 신뢰 경영의 근간을 마련하는 것이다. 방 법 - 홈페이지의 ‘칭찬 합시다’ 코너 신설. 주민이나 동료, 임원, 관련 업체 등으로부터 칭찬 대상자를 추천 받아 선정. - 칭찬 대상자를 관리자가 발견 시, 즉석에서 문화 상품권이나 칭찬 쿠폰 지급. - 주민 등으로부터 칭찬 전화나 이메일, 카드 등을 받은 직원에게 선물 지급. - 직원 신분증(이름표)에  스티커 등의 칭찬 받은 징표 부착. - 칭찬 릴레이제 운영: 칭찬 받은 직원이 다시 대상자를 지명하여 매월 1명 선정. 사례 - 교보생명 : 99년부터 사내 인트라넷에 ‘칭찬 코너’ 운영. 매월 칭찬 대상자가 추천 되면 동료들의 제청을 받아 매달 7～8명 선발. 선발된 직원은 회장과 함께  점심 및 선정 회수에 따라 10만원～3백만 원 격려금과 승급, 승진 혜택 부여함. - LG필립스LCD : 2003년 6월부터 ‘칭찬 쿠폰제’ 시행. 칭찬할 직원 발견되면  임원과 팀장이 구체적 사례 기록 뒤, 10～ 60점 사이의 점수를 매겨 쿠폰 주고,    연말에 누적 점수가 2천점 넘으면 5일간 특별 휴가와 휴가비 지원 - 굿모닝 신한증권 : 2003년 5월부터 ‘쿨맨’ 제도 시행. 임원들이 칭찬할 만한 직원 발견 시 그 자리에서 문화상품권 지급. - 한국 피자헛 : 200년부터 ‘칭찬 릴레이’와 신분증에 ‘칭찬 스티커 달아 주기’제도 시행. - 삼성 에버랜드 : 2002년 1월부터 ‘스마트’제도 시행. 동료나 고객으로부터 칭찬 카드나 전화, 이메일을 받으면 곧바로 선물을 주는 제도     ------------------------------------------------------------------ 36. ISO 9000 인증(International Organization for Standardization) 획득   1. 개요 : ISO 9000 인증은 자사의 체질에 맞는 품질시스템을 수립하여 제3자 인증기관으로 부터 자사 품질 시스템  적합성 및 실행상태를 평가받아 낭비를 막고 효율성을 높여 고객에게 신뢰할 수 있는 제품과 서비스를 공급하는 품질 경영 체계를 말한다.   2. 인증추진 목적     - 제품 또는 서비스에 관련된 품질문제를 해결하여 고객에 대한 이미지 및 신뢰도향상     - 잔재되어 있는 품질의 문제와 현존하는 품질문제점 파악     - 업무관리 효율성 제고     - 품질문제가 재발되지 않도록 품질시스템 구축     - 계약 및 입찰에서의 유리한 조건 확보   3. ISO 9000 종류      - ISO 9001 : 설계, 개발, 생산, 설치, 서비스 보증      - ISO 9002 : 생산, 설치 및 서비스 보증      - ISO 9003 : 최종검사 및 시험 보증   4. 대상업체      - 제조, 건설, 설계, 감리 업체. 관공서(도, 시, 구, 군청), 학교, 병원, 호텔, 은행  우체국 등      - 판매, 유통 등 서비스업체  5. 인증 방법  ISO인증을 따려면 우선 인증기관으로부터 심사를 받는다. 인증을 따는데 걸리는 시간은 1년정도이다. 그러나 사전에 준비를 얼마나 했느냐에  따라 더 짧아지거나 길어질 수 있다. 인증기관 관계자들은 "너무 짧은기간에 인증을 따려는것은 바람직하지 않다"고 말한다. 인증획득을 준비하며 품질보증체제를 충분히 익히는것이 더 중요하다는 말이다. 인증심사를 신청하기에 앞서 우선 품질체제와 관련된 기초자료를 수집해야 한다. 이때 컨설팅을 통해 지도교육을 받는것이 좋다. 사내에 구축된 품질시스템을 실행해 보는 것도 필수적이다. 준비를 마치면 인증기관에 심사신청을 한다. 심사는 인증신청및 계약, 예비방문, 문서심사, 현장심사, 인증등 다섯 단계로 이뤄진다. 인증을 딴 뒤에 받는 사후관리나 재심사도 넓은 의미로는 심사에 포함된다. 인증심사는 희망기업이 신청서와 설문서, 품질매뉴얼등 필요한 서류를 인증기관에 내는 것에서부터 시작된다. 서류를 받고 계약을 맺으면 인증기관은 자료를 검토한 다음 심사반을 꾸린다. 심사반은 심사원 2명이상으로 편성된다. 심사대상업체의 업종에 따라 전문분야 심사원이나 심사원에게 조언할 수 있는 해당분야 기술자가 참여하기도 한다. 국내품질보증체제 인증기관 1 한국품질인증센터   [KSA-QA] 인증범위 : 30분야  http://www.ksaqa.or.kr 02)369-8322~3   EMS 인증기관 2 한국능률협회인증원   [KMA-QA] 인증범위 : 28분야  http://www.kmaqa.co.kr 02)714-9314  EMS 인증기관  3 한국생산성본부인증원(주)-[KPC-QA]인증범위:23분야  http://www.kpc.or.kr    02)738-9001~3 4 한국산업기술평가원- [ITEP] 인증분야 : 6분야   http://www.ktl.re.kr  02)860-1402~3       EMS인증기관  5 한국품질재단 한국품질인증센터 - [KFQ]  http://www.ksaqa.or.kr  02)369-8322～3 6 한국전기전자시험연구원    - [KETI] 인증범위 : 2분야     0343)455-7654~8 7 화연 인증원 - [KOTRIC-QA] 인증범위 :13분야  http://users.unitel.co.kr/~kotric             02)671-1522~3  8 시스템기술인증원 - [SPEC] 인증범위 : 11분야  http://www.spec.co.kr   02)561-9001 9 한국TUV - [TUV-PS]인증범위:1분야  http://users.unitel.co.kr/~rwtuvkor 02)782-8930 10 한국선급  -  [KR] 인증범위 ; 8분야  http://www.krs.co.kr  042)869-9361 11 중소기업인증센터  -   [SMICC] 인증범위 : 13분야  02)784-3161~4 12 디엔브이인증원-  [DNV] 인증범위 : 12분야  http://www.dnv.co.kr    02)723-7593~4 13 한국건설산업연구원- [CERIK] 인증범위:2분야  http://www.cerik.org 02)3441-0633~5 14 한국건설기술연구원 -  [KICT] 인증범위 :1분야  0344)9100-505 15 LRQA코리아  -   [LRQA] 인증범위 : 9분야    http://www.lrqa.com   02)777-6231 16 한국건설품질인증원  - [KICM-QA] 인증범위 : 3분야   02)866-9001 17 HSB-RS코리아  -  [HBS-RS] 인증범위 : 5분야   02)757-4992 18 한국인증원   -  [KCR] 인증범위 : 12분야    02)3453-9001 19 국제경영시스템인증원 - [ICI] 인증범위 : 8분야  02)783-1993 20 BVQI국제인증 - [BVQI] 인증범위 : 8분야   02)567-9001 21 BSI인증원 - [BSI] 인증범위 : 5분야   02)777-4123 22 한국가스안전공사 - [KGS] 인증범위 : 4분야    032)6901-482 23 한국산업인증원 - [KICI] 인증범위 : 11분야   02)780-9001 24 SGS한국ICS - [SGS-ICS] 인증범위 : 11분야   http://www.sgsgroup.co.kr  02)7094-500     인증 관련 건설팅 업체 (재)한국표준협회  http://www.ksa.or.kr    (사)한국능률협회  http://www.kmac.co.kr   한국생산성본부  http://www.kpc.or.kr      KIMTEC컨설팅  http://kimtec.co.kr  프라임경영컨설팅   http://www.prime-iso.com  ABC컨설팅   http://www.abckorea.co.kr  한길경영컨설팅  http://myhome.netsgo.com/mj7836  한국품질시스템  http://my.netian.com/~kqsku  한국품질경영기술원   http://www.q-net.co.kr   QSI컨설팅  http://myhome.netsgo.com/qsinews  아이엠씨(주)   http://www.imc21.co.kr            21세기시스템연구소  http://21csystem.co.kr  디엔에스컨설팅그룹(주)   02)563-3971  QM-TECH   http://www.cyberccs.com  미래21   http://myhome.netsgo.com/mirae21                  (주)산업경영기술  02)780-6709~10  한국산업기술컨설턴트 02)717-0492~3                            (주)아이큐엠컨설팅   02)761-6949  탑매니지먼트컨설팅   02)7803-999                     디엠에스경영컨설팅   02)668-3016  (주)아스프   http://www.asp.co.kr 02)915-5927         한국경영컨설팅(주)   02)568-9001       ----------------------------------------------------------------   37. 자기 개발 및 차별화 관리 실현  아파트 관리사무소도 치열한 경쟁 상대가 있고, 업무 처리 능력에 따른 철저한 인사 고과가 실시된다면, 지금보다 관리의 수준과 효율성의 면에서 많이 발전되지 않았겠나 싶다.  어느 분야, 어느 누구든 직장과 사회에 적응하고, 낙오가 되지 않기 위해서는 피나는 자기 개발과 연구 노력이  뒤따라야 한다. 특히 아파트 관리업 분야는 나날이 아파트가 새로이 변신하고 있고, 입주민의 욕구와 요구 성향, 관리의 수준에 대한 욕구가 한층 높이 변하고 있는 실정이다. 아파트관리사무소를 평생직장으로 생각한다면 건강한 체력유지와 자질향상, 업무 능력 배양 등의 자기 개발과, 남과 차별화 할 수 있는 관리기법을 연구하여 적용해 나가야 할 것이다.     -----------------------------------------------------------------   38. 각종 업무추진용 기획서 작성요령  아파트 관리자의 업무 기획력은 입주자대표회의 의결에 큰 영향을 미치는 변수다. 기획을 제대로 세우지 못하는 관리자는 관리자로 인정받기 쉽지 않다. 기획은 뛰어나더라도 표현이 서툴러서는 설득력이 없고, 결국 실현할 수 없게 된다. 기획서의 정리방법과 6가지의 철칙 1. 시종일관 실행을 의식해서 작성 2. 제출하는 상대에 맞게 작성 3. 가능한 간결. 명료하게 할 것 4. 설명에 따른 흐름을 가진 구성으로 할 것 5. 독선적 추상적인 표현 사용 않을 것 6. 불필요한 문장력을 동원하지 말고 도표를 많이 사용할 것 설득력 있는 기획서의 구성과 요점 - 명칭 : 기억하기 쉽고 매력적인 제목을 붙인다. 추상적이고 어려운 것은 피한다. - 입안자, 작성 또는 제출 연월일 - 목차, 요약 : 몇 페이지에 걸친 경우 반드시 붙인다. - 목적 : 무엇을 위한 기획인가, 목적을 명확하게 내세운다. - 배경 : 왜 이 기획이 만들어졌는가의 배경이나 경과 - 내용 : 차트나 도표 활용 - 실행계획 : 실행의 절차, 실행조건(인원. 비용 등)을 구체적으로 - 일정 : 절차나 조건에 관련시켜 한눈에 알아볼 수 있는 형태로 - 효과예측 : 관리효과 등 기대할 수 있는 효과. 가능한 숫자로 표시 - 위험대책 : 예상되는 문제나 역효과가 발생시의 대책. 경우에 따라서는 대체안도 준비 - 참고자료 : 관련 데이터, 사례 등 ------------------------------------------------------------------   39. 단지 내 주민 편의, 복리시설 조성 입주민들의 생활 편익과 공동체 문화 활성화를 통한 살기 좋은 아파트 만들기를 위해서는 관리사무소의 역할과 능력이 매우 중요한 위치에 있다. 입주민을 위해 어떤 시설이 필요하며, 입주민들은 지금 무엇을 필요로 하고 있는가를 파악하고, 그 방법을 제시하고 자문하여 실행에 옮길 수 있어야 한다.   편의, 복리시설 종류 - 사립 문고, 도서관 - 자연생태 학습장 - 미니 식물원, 야생화 식물원, 과실수 테마 공원 - 조류. 동물원  - 노인정 - 공부방. 독서실 조성 - 조기축구, 등산, 테니스회 등의 동호회 커뮤니티공간 - 헬스장. 에어로빅. 탁구장. 테니스장. 농구장 등 운동시설 - 한자. 바둑. 글짓기 교실 - 어린이집, 놀이방 - 기타 편의. 복리 시설   --------------------------------------------------------------------- 40. 각종 행사실시 각 단지의 여건과 특성을 살린 행사가 실시 되도록 기획 및 지원 각 단지별 행사는 그 마을의 전통으로 계승 발전시켜, 먼 훗날 어린이들의 마음속에 아파트 단지가 정겨운 고향 마을로 남을 수 있고, 어른들에게는 아파트 단지가 따뜻한 이웃사촌들이 살아가는 제2의 고향 마을의 역할을 할 수 있도록 하자. 행사 종류 - 체육대회, 음악회, 노래자랑, 연주회, 낙엽. 벚꽃 축제, 단오절. 대보름. 명절 축제   입주기념 축제. 어버이날 효도 잔치. 문화 유적. 명승지 여행. 태극기 달기 운동.    불우 이웃돕기 바자회. 식목일 행사. 1세대 1그루 나무 가꾸기 운동. 내 집 앞   청소 운동. 쓰레기 안 버리기 운동. 먼저 인사하기 운동. 소음 줄이기 운동. 시화    서예전시회. 분재. 난. 야생화 전시회. 한문. 서예. 에어로빅 교실 등   -------------------------------------------------------------------------- 41. 단지 내 주차한 차량의 도난 및 파손시 책임       아파트 입주민입니다. 단지 내에 주차한 차량이 파손되었습니다.  경비원이 근무태만으로 인해 적발을 못했으니 관리소에서 책임져야 하지     않나요? 답변 (1) 지하 주차장에서 발생한 카 오디오 도난 사고     손해배상 청구는 관리직원의 고의 과실이 있음을 입증해야하는데, 절도범의 침투 경위와  방법이 밝혀지지 않는 이상, 경비원들의 출입 통제 상, 순찰 상 잘못이 있었다고 단정하기 어려워 고의 과실이 있다고 할 수 없으므로 변상책임 없음.                                                               (서울지방법원) (2) 개방형 주차장에 주차한 차량 파손      주차 차량에 대한 선량한 관리자의 주의 의무를 태만히 하지 않았음을 증명한 경우에는 손해 배상 책임 없다.(대법원 민사2부) (3) 지하주차장에 세워둔 차량 도난      관리비를 납부한다고 하여  아파트 주차장에 세워진 입주민들의 자동차 까지 관리사무소 직원들이 선량한 관리자의 주의로서 보관하여야할 의무를 부담한다     고 보아야 할 아무런 증거가 없고, 달리 피해자에게 위와 같은 의무를 부담 하고 있음을 인정할 증거가 없으므로 배상할 책임이 없다. (4) 경비원이 순찰하고 있는데도 카 오디오 도난    경비원들이 정해진 시간에 순찰을 하였다면, 도난당한 오디오에 대해 관리상의 주의 의무를 태만히 했다고 보기 어려우므로 변상 책임 없음.   (J 변호사의 의견)    ------------------------------------------------------------------------------------   42. 입주자대표회의 회의 진행 요령 회의의 정의 : 회원들의 자유의사를 합리적으로 반영하고 공정한 절차에 따라 결론을  이끌어 내는 일련의 의사 결정과정 회의 진행 원칙    1. 회의 공개의 원칙- 기본적으로 방청자유. 기록공표 원칙, 회원징계 등 개인 신상 관련 시비공개    2. 발언 자유의 원칙    3. 일사부재의의 원칙 - 회기 중에 부결된 의안은 그 회기 중에 다시 토의하지 않음    4. 회기부단속의 원칙 - 상정된 의안이 그 회기 중 미의결시 다음 회기로 넘기지 않       고 폐안함    5. 다수결의 원칙 - 의견이 일치 않을 시 다수 의견대로 결정함     가) 과반수 : 반수를 넘는 것으로 1/2과는 다름(10명의 과반수(5명), 1/2이상(5-10 명)     나)구성원 2/3이상 : 의결가능 수는 구성원수의 2/3에 소수점 이하 절상한 수치를  더한 수(10명의2/3이상(7-10명)     다)만장일치 : 의결정족수에 달한 모든 재석회원이 찬성 시 정식의 표결방법 생략한 표결방법     라) 가. 부동수 시 회장의 결정권 :회장도 표결권은 가지나 가.부 동수 시 결정권 없고 부결 처리함(결정권 가질 경우 2표 행사 결과 초래) 회의 용어    1. 회기 - 개회에서 회의가 끝나는 폐회까지의 기간    2. 개회와 개의 - 처음 소집되어 열리는 회의를 시작할 때 개회라 하고 폐회될 때까지의 중간에 열리는 회의를 시작할 때 개의라 함    3. 산회와 폐회 - 회기 중 그날의 회의 마치는 것을 산회, 회기가 다되어서 회의가         끝나는 것을 폐회라 함.    4. 유회 - 개의 예정 시간부터 일정 시간(통산 1시간)이 지나도 의사 정족수 미달로 회의가 열리지 못하는 경우. 회장은 유회 선포함(유회선포 시는 그날 다시 회의를 열지 못함)    5. 휴회, 휴식(휴게), 공전 - 한 회기 중 며칠 쉬는 것을 휴회. 하루 회의 중 잠깐         쉬는 것을 휴식. 회원 간 이견으로 장시간 회의 못하는 것을 공전이라 함.    6. 정회와 속개 - 개회 중 잠시 그 활동을 정지하는 것을 정회, 중지된 회의 다시         시작하는 것을 속개라 함.    7. 안, 안건 - 회의에서 토의할 내용    8. 의안, 의제 - 회의에 상정되어 심의할 안건 또는 의논할 문제로 토의주제를 말          하는 것    9. 상정 - 의안을 회의에 내놓는 것( 입주자는 규약에 따라 회의에 의안을 상정시킬       수 있다)   10. 의안의 제출. 제안. 발의 - 회의에서 의결할 의안을 관리소장이 의견이나 문안.         법안 등으로 상정하는 것을 의안 제출. 소위원회나 입주민들이 의안 상정을 제안. 동별 대표자가 의안 상정시키는 것을 발의라 한다.   11. 동의와 재청 - 회의 중 예정된 의안 이외에 출석 동별대표자가 제출한 의제(예: 긴급동의 등). 이때는 보통 재청 또는 삼청을 받아 의제로 삼을 수 있다.   12. 표결 방법에 관한 용어      가) 이의 유무. 박수 결정 : 입주자대표회의에서 가장 많이 사용. 쟁점이 되지 않 는  의제에 대해 의장이 “이의 없습니까?”또는 “찬성하시면 박수로 답해 주십시요”라고 의사 물어 만장일치로 결정하는 방법     나) 구두 결정 : 동별대표자가 소수일 때 쓰일 수 있는 방법. 의장이 “찬성하시면        예 하시고 반대하시면 아니요”라고 구두로 답해 줄 것을 요청하는 표결방법     다) 거수. 기립 결정     라) 기명. 무기명 투표 결정 ; 첨예하게 대립되는 의제를 결정할 때. 찬성과 반대를     비밀투표  용지에 표시하여 결정 무기명이 대부분이다. 13. 발언 우선순위 : 제출자의 제안 설명 - 전혀 발언이 없었던 회원 -직전 발언과 반대 의견 14. 의사 봉 사용시점 :    가) 개회. 휴회. 정회. 속개 선포 시    나) 의사일정 상정 시. 질의. 토론종결. 표결선포 시    다) 의결 내용선포 시. 폐회 선포 시 등 회원(의석)을 둘러본 후 의사봉을 천천히          3번 두드린다.   ------------------------------------------------------------------------------------- 43. 재 도장 공사 실시 전 조치 사항 -. 재 도장 공사 추진 진행 사항과 협조 요청 안내문 수시 게시판 공고와 방송 실시 -. 재 도장 공사관련 직원 교육 시행(입주민 민원접수, 진행상 조치 사항 등 전반적인       교육 실시) -. 크랙이 심한 단지는 재 도장 공사 전 별도 크랙보수 공사 실시 -. 크랙 부분 사진 촬영(공사 후 상태와 비교 가능) -. 복도 식 아파트의 각층 복도에 설치된 직부등 원판 확인(녹으로 변질된 것은 교체여     부 결정) -. 옥상 층 세대, 지하주차장 등 공용부분 누수여부 파악 및 방수공사 실시 - 각 세대는     게시판 공고를 통한 접수 -. 철재 담장의 울타리 수목 전지(개나리, 장미넝쿨 등), 각 동별 벽체 옆 쥐똥나무 등      울타리 수 전정 -. 옥상, 외벽에 불법 설치된 돌출물 철거 안내 공고 및 개별 면담으로 재도장 후 녹물      발생, 추락 위험성, 공용부분 건물 손상, 옥상누수 원인 등 주지시킴 (에어컨 실외기, 화분받침대, 위성수신안테나, 무선안테나, T.V안테나 등) -. 각 초소 내 업무관련 비품 외 전건 정리 및 각 출입구 현관 부착물, 못 등 제거(폐건     전 지 수거함, 광고 게시물, 거울, 달력 등) -. 계단, 복도, 옥상 등 떨어지고 훼손된 각종 철재 문, 난간대 용접 작업 실시 -. 녹으로 훼손된 각종 철재 문(각 초소 지하출입문, 옥상 배연기계실, 기계실, 지하주      차장 출입구, 1층 쓰레기 집하장 등) 파악 및 보수 또는 교체 -. 재 도장 공사 업체 직원 임시 휴게소 및 재료 적치장(야적 가능) 확보 및 설치 -. 각 동별 1층 베란다 밑 조경 지역 터 고르기 작업 실시 -. 지하주차장 바닥 보수 또는 재 도장시 임시주차장 확보 및 안내 (주차가능한 조경지     역, 농구, 정구장 등 운동시설, 인근 학교, 주변 이면 도로 등) - 주차라인 및 안내 표     지판 설치 -. 지하주차장 내 방치된 차량, 오토바이, 자전거 등 폐기처분 안내 후 처분 또는 이동      보관 -. 개별보일러 연도 겔러리가 외벽체에 밀착된 세대 연도만 교체 또는 보일러 교체(미     교체 시 도장 후 연도 겔러리 주변 페인트 탈색, 탈락됨) -. 옥상 물탱크실 및 기계실 현재 도장 여부 파악 및 재 도장 여부 결정 -. 세대, 공용부분 내. 외부 창틀 주변 청소, 적치물, 쓰레기 제거 안내 및 점검 -. 승강기 문, 세대 현관문 상태 파악 및 입주민 등 의견 수렴 -. 지하주차장 바닥상태 및 재료(에폭시 여부) 파악 후 보수 및 재도장 여부 결정(재도     장 시 차량 2일정도 주차 불가능) -. 곤도라 철거 여부(입주민 등의 2/3이상 동의 후 구청 용도폐기 허가 시 가능, 승강기     로 운반 시 대당 1만원 수입 가능) -. 테니스장, 농구장 등 체육 시설 철재물 보수 보강 및 재 도장 실시 부분 파악       -------------------------------------------------------------------------   44. 재 도장공사 시방서 작성 시 반영 사항 -. 색상, 그래픽 변경 여부 결정(평소 입주민 등 의견 반영, 변경 시는 그래픽안  페인     트메이커에 의뢰 하여 준비) -. 기존 도장된 외부 수성페인트 등급(1. 2급) 확인(설계도, 시공사) 후 재료 등급 결정 -. 공사추진위원회 구성 및 공사 감독관 선정 여부 결정(희망자, 동대표, 통 반장, 외부      전문가 초빙, 직원 중 등)     - 관리규약에 명시된 규정 있을 시 그 규정에 따름 -. 직원들을 각 부대시설의 공사 감독자로 위촉(관리소장 명의) -. 단지 외벽 잔 크랙이 많은 경우 일반 퍼터 외 종류 선정 (에폭시 퍼터 등 고품질로       시방서 반영) -. 계단, 복도 등 무늬 코트 부분 상도(코팅)처리 범위 파악 -. 기존 도장 부분 중 변경, 추가 할 사항 리스트 작성 (예. 현재 수성으로 도장된 부분      을 무늬코트 도장으로 변경, 걸레받이 없는 곳 추가, 복도. 지하주차장 낙서 방지용  페인트 추가 등) -. 승강기 문, 현관문 도장 여부 및 색상 재료 결정(기존색상에 락카 에나멜 등) -. 주차선, 과속방지턱 도장 방법 및 재료 결정(융착식. 일반, 형광페인트 여부 등)  -. 각 세대 베란다, 현관문 포함 또는 제외 (희망 세대에 한하여 개별 도장, 완전 제외)      여부 결정 -. 창문틀과 벽체 사이로 빗물이 스며드는 부분 코킹제 처리 작업 여부 결정(세대          당 2- 3만원 소요)